feat: Memory-Konzept für Agents implementieren (STI-21)
- REST API: 9 Read-Only-Endpunkte unter /api/v1/ für alle Kernmodelle (Destinatäre, Ländereien, Pächter, Förderungen, Konten, Verpachtungen, Verwaltungskosten, Kalender, Transaktionen) - Token-Authentifizierung via DRF TokenAuthentication - Management-Command `create_agent_token` für Agent-Tokens - Wissensbasis: knowledge/ mit Satzung, Richtlinien, Verfahren, Kontakte, Historie - Agent-Instructions: Datenzugriff-Sektion in AGENTS.md dokumentiert Co-Authored-By: Claude Sonnet 4.6 <noreply@anthropic.com>
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# Bedienungsanleitung: E-Mail-Eingangsverarbeitung für Destinatäre
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> VHTV-Stiftung | Stand: März 2026
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## 1. Überblick
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Das E-Mail-Eingangssystem verarbeitet automatisch eingehende E-Mails von Destinatären. Eingehende Nachrichten an **paperless@vhtv-stiftung.de** werden alle 15 Minuten abgerufen, dem richtigen Destinatär zugeordnet und Anhänge in Paperless-NGX archiviert.
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**Typische Inhalte:** Studien- und Ausbildungsnachweise, Quartalsbelege, Anträge, allgemeine Korrespondenz.
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## 2. So funktioniert der Workflow
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E-Mail eingehend
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Automatischer Abruf (alle 15 Min.)
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▼
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Absender-Zuordnung ──► Bekannter Destinatär? ──► Ja: Status "zugewiesen"
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│ Anhänge → Paperless
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▼ Nein
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Status "unbekannt" → Manuelle Zuordnung nötig
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1. **E-Mail-Eingang:** Jan Siebels leitet Destinatär-Emails von jan.siebels@gmail.com an paperless@vhtv-stiftung.de weiter.
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2. **Automatische Zuordnung:** Das System gleicht die Absender-E-Mail mit den hinterlegten E-Mail-Adressen der aktiven Destinatäre ab.
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3. **Anhänge:** Werden automatisch in Paperless-NGX hochgeladen und mit dem Tag `Stiftung_Destinatäre` versehen.
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4. **Unbekannte Absender:** Erhalten den Status `unbekannt` und müssen manuell zugeordnet werden.
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## 3. E-Mail-Eingang aufrufen
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Öffnen Sie im Hauptmenü der Stiftungsverwaltung:
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**Pfad:** `/email-eingang/`
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### 3.1 Listenansicht
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Die Übersicht zeigt:
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- **Statuskarten** oben: Gesamtzahl, Neue, Unbekannte, Fehler
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- **Tabelle** mit allen eingegangenen E-Mails:
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- Eingangsdatum
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- Absender (Name und E-Mail)
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- Zugeordneter Destinatär
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- Betreff
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- Anzahl Anhänge
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- Status
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**Filtern und Suchen:**
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- **Suchfeld:** Durchsucht Absender, Betreff und Destinatär-Namen
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- **Status-Filter:** Dropdown zur Einschränkung nach Status (Neu, Zugewiesen, Verarbeitet, Unbekannt, Fehler)
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### 3.2 Detailansicht
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Klicken Sie auf eine E-Mail, um die Details zu sehen (`/email-eingang/<id>/`):
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- Vollständiger E-Mail-Text
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- Anhänge mit Direktlinks zu Paperless-NGX
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- Zuordnungsinformationen
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- Fehlermeldungen (falls vorhanden)
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## 4. Häufige Aufgaben
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### 4.1 Unbekannten Absender zuordnen
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1. Öffnen Sie die E-Mail mit Status `unbekannt`
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2. Im Seitenbereich **"Destinatär zuordnen"**: Wählen Sie den richtigen Destinatär aus dem Dropdown
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3. Klicken Sie **"Zuordnen"**
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4. Der Status wechselt automatisch zu `zugewiesen`
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### 4.2 E-Mail als verarbeitet markieren
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1. Öffnen Sie die zugewiesene E-Mail
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2. Im Seitenbereich **"Als verarbeitet markieren"**:
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- Optional: Notizen zur Bearbeitung eintragen
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3. Klicken Sie **"Verarbeitet"**
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4. Der Status wechselt zu `verarbeitet`
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### 4.3 Interne Notizen hinzufügen
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1. Öffnen Sie eine E-Mail
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2. Im Bereich **"Interne Notizen"**: Text eingeben
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3. Klicken Sie **"Speichern"**
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Notizen sind nur intern sichtbar und dienen der Dokumentation der Bearbeitung.
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### 4.4 E-Mails manuell abrufen
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Falls Sie nicht auf den nächsten automatischen Abruf warten möchten:
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1. In der Listenansicht: Klicken Sie **"Jetzt abrufen"**
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2. Der Abruf startet im Hintergrund
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3. Neue E-Mails erscheinen nach dem Neuladen der Seite
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## 5. Status-Übersicht
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| Status | Bedeutung | Aktion erforderlich? |
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|---|---|---|
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| **Neu** | Gerade eingegangen, Destinatär zugeordnet | Inhalt prüfen, ggf. verarbeiten |
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| **Zugewiesen** | Destinatär wurde zugeordnet | Inhalt prüfen, dann verarbeiten |
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| **Verarbeitet** | Bearbeitung abgeschlossen | Keine |
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| **Unbekannt** | Absender konnte nicht zugeordnet werden | Manuell zuordnen |
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| **Fehler** | Technischer Fehler bei Verarbeitung | SysAdmin informieren |
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## 6. Anhänge und Paperless-NGX
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Alle E-Mail-Anhänge werden automatisch in Paperless-NGX gespeichert:
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- **Tag:** `Stiftung_Destinatäre`
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- **Korrespondent:** Name des zugeordneten Destinatärs
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- **Zugriff:** Direktlinks in der Detailansicht der E-Mail
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Um Anhänge in Paperless einzusehen, klicken Sie auf den jeweiligen Dokumentlink in der Detailansicht.
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## 7. Empfohlener Bearbeitungsablauf
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1. **Täglich** die Listenansicht öffnen (`/email-eingang/`)
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2. **Statuskarten** prüfen: Gibt es neue oder unbekannte E-Mails?
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3. **Unbekannte Absender** zuerst zuordnen
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4. **Neue E-Mails** inhaltlich prüfen:
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- Handelt es sich um einen Studiennachweis? → Zum Quartalsnachweis verknüpfen
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- Allgemeine Korrespondenz? → Notizen ergänzen
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5. **Als verarbeitet markieren** wenn erledigt
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## 8. Fehlerbehebung
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| Problem | Lösung |
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|---|---|
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| Keine neuen E-Mails trotz Weiterleitung | "Jetzt abrufen" klicken; ggf. SysAdmin kontaktieren |
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| Anhänge fehlen in Paperless | Paperless-API-Verbindung prüfen (SysAdmin) |
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| Status "Fehler" | Fehlerdetails in der Detailansicht lesen; SysAdmin informieren |
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| Falscher Destinatär zugeordnet | In Detailansicht korrekten Destinatär neu zuordnen |
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## 9. Technische Hinweise (für Administratoren)
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- **E-Mail-Postfach:** paperless@vhtv-stiftung.de (IMAP, SSL, Port 993)
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- **Polling-Intervall:** Alle 15 Minuten via Celery Beat
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- **Duplikaterkennung:** Basierend auf Absender, Datum und Betreff
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- **Konfiguration:** Umgebungsvariablen in der Docker-Compose-Datei
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*VHTV-Stiftung | Bedienungsanleitung E-Mail-Eingang | Stand: März 2026*
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