feat: Memory-Konzept für Agents implementieren (STI-21)
- REST API: 9 Read-Only-Endpunkte unter /api/v1/ für alle Kernmodelle (Destinatäre, Ländereien, Pächter, Förderungen, Konten, Verpachtungen, Verwaltungskosten, Kalender, Transaktionen) - Token-Authentifizierung via DRF TokenAuthentication - Management-Command `create_agent_token` für Agent-Tokens - Wissensbasis: knowledge/ mit Satzung, Richtlinien, Verfahren, Kontakte, Historie - Agent-Instructions: Datenzugriff-Sektion in AGENTS.md dokumentiert Co-Authored-By: Claude Sonnet 4.6 <noreply@anthropic.com>
This commit is contained in:
SysAdmin Agent
@@ -162,7 +162,32 @@ Nutze für die Prüfung möglichst dieses Raster:
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- Protokollentwurf
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- Wenn eine Frage unklar ist, nenne zuerst die Annahmen, auf denen deine Antwort beruht.
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### 11. KLARE GRENZEN
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### 11. DATENZUGRIFF
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#### REST API (`/api/v1/`)
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Die Stiftungsverwaltung bietet Read-Only API-Endpunkte. Authentifizierung über Token (`Authorization: Token <token>`).
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| Endpunkt | Daten |
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||||
|---|---|
|
||||
| `/api/v1/destinataere/` | Destinatäre mit Unterstützungen |
|
||||
| `/api/v1/laendereien/` | Ländereien mit Verpachtungen |
|
||||
| `/api/v1/paechter/` | Pächter mit Verträgen |
|
||||
| `/api/v1/foerderungen/` | Förderungen mit Status |
|
||||
| `/api/v1/konten/` | Stiftungskonten |
|
||||
| `/api/v1/verpachtungen/` | Pachtverträge |
|
||||
| `/api/v1/verwaltungskosten/` | Verwaltungskosten |
|
||||
| `/api/v1/kalender/` | Termine und Fristen |
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||||
| `/api/v1/transaktionen/` | Banktransaktionen |
|
||||
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#### Wissensbasis (`knowledge/`)
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||||
Stabile Stiftungsinformationen als Markdown-Dateien:
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||||
- `knowledge/satzung.md` — Stiftungssatzung und Zwecke
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||||
- `knowledge/richtlinien.md` — Förderrichtlinien
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||||
- `knowledge/verfahren.md` — Verwaltungsverfahren und Abläufe
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||||
- `knowledge/kontakte.md` — Wichtige Kontakte
|
||||
- `knowledge/historie.md` — Stiftungsgeschichte
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### KLARE GRENZEN
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- Du handelst nicht selbst gegenüber Banken, Behörden oder Vertragspartnern.
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- Du gibst keine finalen rechtlichen Freigaben.
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- Du bestätigst keine Gemeinnützigkeitskonformität mit Verbindlichkeit.
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@@ -53,6 +53,33 @@ Du bist Systemadministrator einer gemeinnützigen deutschen Familienstiftung. Du
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||||
- Erfinde keine Fakten. Benenne Unsicherheiten und offene Punkte klar.
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||||
- Eskaliere bei Unklarheiten oder potenziellen Risiken.
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## Datenzugriff
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### REST API (`/api/v1/`)
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||||
Die Stiftungsverwaltung bietet Read-Only API-Endpunkte für alle Kernmodelle. Authentifizierung über Token (`Authorization: Token <token>`).
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||||
| Endpunkt | Daten |
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|---|---|
|
||||
| `/api/v1/destinataere/` | Destinatäre mit Unterstützungen |
|
||||
| `/api/v1/laendereien/` | Ländereien mit Verpachtungen |
|
||||
| `/api/v1/paechter/` | Pächter mit Verträgen |
|
||||
| `/api/v1/foerderungen/` | Förderungen mit Status |
|
||||
| `/api/v1/konten/` | Stiftungskonten |
|
||||
| `/api/v1/verpachtungen/` | Pachtverträge |
|
||||
| `/api/v1/verwaltungskosten/` | Verwaltungskosten |
|
||||
| `/api/v1/kalender/` | Termine und Fristen |
|
||||
| `/api/v1/transaktionen/` | Banktransaktionen |
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||||
Token erstellen: `python manage.py create_agent_token <username>`
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### Wissensbasis (`knowledge/`)
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||||
Stabile Stiftungsinformationen als Markdown-Dateien:
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||||
- `knowledge/satzung.md` — Stiftungssatzung und Zwecke
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||||
- `knowledge/richtlinien.md` — Förderrichtlinien
|
||||
- `knowledge/verfahren.md` — Verwaltungsverfahren und Abläufe
|
||||
- `knowledge/kontakte.md` — Wichtige Kontakte
|
||||
- `knowledge/historie.md` — Stiftungsgeschichte
|
||||
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||||
## Grenzen
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||||
- Du triffst keine eigenständigen Entscheidungen über Architektur oder Technologieauswahl ohne Rücksprache.
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@@ -34,6 +34,7 @@ INSTALLED_APPS = [
|
||||
"django.contrib.staticfiles",
|
||||
"django.contrib.humanize",
|
||||
"rest_framework",
|
||||
"rest_framework.authtoken",
|
||||
"django_otp",
|
||||
"django_otp.plugins.otp_totp",
|
||||
"django_otp.plugins.otp_static",
|
||||
@@ -99,6 +100,15 @@ STATICFILES_DIRS = [
|
||||
]
|
||||
|
||||
DEFAULT_AUTO_FIELD = "django.db.models.BigAutoField"
|
||||
|
||||
REST_FRAMEWORK = {
|
||||
"DEFAULT_AUTHENTICATION_CLASSES": [
|
||||
"rest_framework.authentication.TokenAuthentication",
|
||||
],
|
||||
"DEFAULT_PERMISSION_CLASSES": [
|
||||
"rest_framework.permissions.IsAuthenticated",
|
||||
],
|
||||
}
|
||||
MEDIA_URL = "/media/"
|
||||
MEDIA_ROOT = BASE_DIR / "media"
|
||||
|
||||
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||||
@@ -7,6 +7,7 @@ from django.urls import include, path
|
||||
from stiftung.views import home
|
||||
|
||||
urlpatterns = [
|
||||
path("api/v1/", include("stiftung.api_urls")),
|
||||
path("", include("stiftung.urls")),
|
||||
path("admin/", admin.site.urls),
|
||||
# Authentication URLs
|
||||
|
||||
88
app/stiftung/api_serializers.py
Normal file
88
app/stiftung/api_serializers.py
Normal file
@@ -0,0 +1,88 @@
|
||||
from rest_framework import serializers
|
||||
|
||||
from .models import (
|
||||
BankTransaction,
|
||||
Destinataer,
|
||||
DestinataerUnterstuetzung,
|
||||
Foerderung,
|
||||
Land,
|
||||
LandVerpachtung,
|
||||
Paechter,
|
||||
StiftungsKalenderEintrag,
|
||||
StiftungsKonto,
|
||||
Verwaltungskosten,
|
||||
)
|
||||
|
||||
|
||||
class DestinataerUnterstuetzungSerializer(serializers.ModelSerializer):
|
||||
class Meta:
|
||||
model = DestinataerUnterstuetzung
|
||||
fields = "__all__"
|
||||
|
||||
|
||||
class DestinataerSerializer(serializers.ModelSerializer):
|
||||
unterstuetzungen = DestinataerUnterstuetzungSerializer(many=True, read_only=True)
|
||||
|
||||
class Meta:
|
||||
model = Destinataer
|
||||
fields = "__all__"
|
||||
|
||||
|
||||
class LandVerpachtungSerializer(serializers.ModelSerializer):
|
||||
class Meta:
|
||||
model = LandVerpachtung
|
||||
fields = "__all__"
|
||||
|
||||
|
||||
class LandSerializer(serializers.ModelSerializer):
|
||||
aktive_verpachtungen = serializers.SerializerMethodField()
|
||||
|
||||
class Meta:
|
||||
model = Land
|
||||
fields = "__all__"
|
||||
|
||||
def get_aktive_verpachtungen(self, obj):
|
||||
qs = obj.neue_verpachtungen.filter(status="aktiv")
|
||||
return LandVerpachtungSerializer(qs, many=True).data
|
||||
|
||||
|
||||
class PaechterSerializer(serializers.ModelSerializer):
|
||||
aktive_verpachtungen = serializers.SerializerMethodField()
|
||||
|
||||
class Meta:
|
||||
model = Paechter
|
||||
fields = "__all__"
|
||||
|
||||
def get_aktive_verpachtungen(self, obj):
|
||||
qs = obj.neue_verpachtungen.filter(status="aktiv")
|
||||
return LandVerpachtungSerializer(qs, many=True).data
|
||||
|
||||
|
||||
class FoerderungSerializer(serializers.ModelSerializer):
|
||||
class Meta:
|
||||
model = Foerderung
|
||||
fields = "__all__"
|
||||
|
||||
|
||||
class StiftungsKontoSerializer(serializers.ModelSerializer):
|
||||
class Meta:
|
||||
model = StiftungsKonto
|
||||
fields = "__all__"
|
||||
|
||||
|
||||
class VerwaltungskostenSerializer(serializers.ModelSerializer):
|
||||
class Meta:
|
||||
model = Verwaltungskosten
|
||||
fields = "__all__"
|
||||
|
||||
|
||||
class StiftungsKalenderEintragSerializer(serializers.ModelSerializer):
|
||||
class Meta:
|
||||
model = StiftungsKalenderEintrag
|
||||
fields = "__all__"
|
||||
|
||||
|
||||
class BankTransactionSerializer(serializers.ModelSerializer):
|
||||
class Meta:
|
||||
model = BankTransaction
|
||||
fields = "__all__"
|
||||
26
app/stiftung/api_urls.py
Normal file
26
app/stiftung/api_urls.py
Normal file
@@ -0,0 +1,26 @@
|
||||
from rest_framework.routers import DefaultRouter
|
||||
|
||||
from .api_views import (
|
||||
BankTransactionViewSet,
|
||||
DestinataerViewSet,
|
||||
FoerderungViewSet,
|
||||
LandVerpachtungViewSet,
|
||||
LandViewSet,
|
||||
PaechterViewSet,
|
||||
StiftungsKalenderEintragViewSet,
|
||||
StiftungsKontoViewSet,
|
||||
VerwaltungskostenViewSet,
|
||||
)
|
||||
|
||||
router = DefaultRouter()
|
||||
router.register(r"destinataere", DestinataerViewSet)
|
||||
router.register(r"laendereien", LandViewSet)
|
||||
router.register(r"paechter", PaechterViewSet)
|
||||
router.register(r"foerderungen", FoerderungViewSet)
|
||||
router.register(r"konten", StiftungsKontoViewSet)
|
||||
router.register(r"verpachtungen", LandVerpachtungViewSet)
|
||||
router.register(r"verwaltungskosten", VerwaltungskostenViewSet)
|
||||
router.register(r"kalender", StiftungsKalenderEintragViewSet)
|
||||
router.register(r"transaktionen", BankTransactionViewSet)
|
||||
|
||||
urlpatterns = router.urls
|
||||
69
app/stiftung/api_views.py
Normal file
69
app/stiftung/api_views.py
Normal file
@@ -0,0 +1,69 @@
|
||||
from rest_framework.viewsets import ReadOnlyModelViewSet
|
||||
|
||||
from .api_serializers import (
|
||||
BankTransactionSerializer,
|
||||
DestinataerSerializer,
|
||||
FoerderungSerializer,
|
||||
LandSerializer,
|
||||
LandVerpachtungSerializer,
|
||||
PaechterSerializer,
|
||||
StiftungsKalenderEintragSerializer,
|
||||
StiftungsKontoSerializer,
|
||||
VerwaltungskostenSerializer,
|
||||
)
|
||||
from .models import (
|
||||
BankTransaction,
|
||||
Destinataer,
|
||||
Foerderung,
|
||||
Land,
|
||||
LandVerpachtung,
|
||||
Paechter,
|
||||
StiftungsKalenderEintrag,
|
||||
StiftungsKonto,
|
||||
Verwaltungskosten,
|
||||
)
|
||||
|
||||
|
||||
class DestinataerViewSet(ReadOnlyModelViewSet):
|
||||
queryset = Destinataer.objects.all()
|
||||
serializer_class = DestinataerSerializer
|
||||
|
||||
|
||||
class LandViewSet(ReadOnlyModelViewSet):
|
||||
queryset = Land.objects.all()
|
||||
serializer_class = LandSerializer
|
||||
|
||||
|
||||
class PaechterViewSet(ReadOnlyModelViewSet):
|
||||
queryset = Paechter.objects.all()
|
||||
serializer_class = PaechterSerializer
|
||||
|
||||
|
||||
class FoerderungViewSet(ReadOnlyModelViewSet):
|
||||
queryset = Foerderung.objects.all()
|
||||
serializer_class = FoerderungSerializer
|
||||
|
||||
|
||||
class StiftungsKontoViewSet(ReadOnlyModelViewSet):
|
||||
queryset = StiftungsKonto.objects.all()
|
||||
serializer_class = StiftungsKontoSerializer
|
||||
|
||||
|
||||
class LandVerpachtungViewSet(ReadOnlyModelViewSet):
|
||||
queryset = LandVerpachtung.objects.all()
|
||||
serializer_class = LandVerpachtungSerializer
|
||||
|
||||
|
||||
class VerwaltungskostenViewSet(ReadOnlyModelViewSet):
|
||||
queryset = Verwaltungskosten.objects.all()
|
||||
serializer_class = VerwaltungskostenSerializer
|
||||
|
||||
|
||||
class StiftungsKalenderEintragViewSet(ReadOnlyModelViewSet):
|
||||
queryset = StiftungsKalenderEintrag.objects.all()
|
||||
serializer_class = StiftungsKalenderEintragSerializer
|
||||
|
||||
|
||||
class BankTransactionViewSet(ReadOnlyModelViewSet):
|
||||
queryset = BankTransaction.objects.all()
|
||||
serializer_class = BankTransactionSerializer
|
||||
28
app/stiftung/management/commands/create_agent_token.py
Normal file
28
app/stiftung/management/commands/create_agent_token.py
Normal file
@@ -0,0 +1,28 @@
|
||||
from django.contrib.auth import get_user_model
|
||||
from django.core.management.base import BaseCommand, CommandError
|
||||
from rest_framework.authtoken.models import Token
|
||||
|
||||
|
||||
class Command(BaseCommand):
|
||||
help = "Erstellt oder gibt ein API-Token für einen Django-User aus (für Agent-Zugriff)"
|
||||
|
||||
def add_arguments(self, parser):
|
||||
parser.add_argument("username", type=str, help="Django-Username")
|
||||
|
||||
def handle(self, *args, **options):
|
||||
User = get_user_model()
|
||||
username = options["username"]
|
||||
|
||||
try:
|
||||
user = User.objects.get(username=username)
|
||||
except User.DoesNotExist:
|
||||
raise CommandError(f'User "{username}" nicht gefunden.')
|
||||
|
||||
token, created = Token.objects.get_or_create(user=user)
|
||||
|
||||
if created:
|
||||
self.stdout.write(self.style.SUCCESS(f"Neues Token erstellt für {username}:"))
|
||||
else:
|
||||
self.stdout.write(self.style.WARNING(f"Bestehendes Token für {username}:"))
|
||||
|
||||
self.stdout.write(token.key)
|
||||
@@ -66,6 +66,15 @@ services:
|
||||
- DJANGO_SECRET_KEY=${DJANGO_SECRET_KEY}
|
||||
- DJANGO_DEBUG=${DJANGO_DEBUG}
|
||||
- REDIS_URL=${REDIS_URL}
|
||||
- IMAP_HOST=${IMAP_HOST}
|
||||
- IMAP_PORT=${IMAP_PORT}
|
||||
- IMAP_USER=${IMAP_USER}
|
||||
- IMAP_PASSWORD=${IMAP_PASSWORD}
|
||||
- IMAP_FOLDER=${IMAP_FOLDER}
|
||||
- IMAP_USE_SSL=${IMAP_USE_SSL}
|
||||
- PAPERLESS_API_URL=${PAPERLESS_API_URL}
|
||||
- PAPERLESS_API_TOKEN=${PAPERLESS_API_TOKEN}
|
||||
- PAPERLESS_DESTINATAERE_TAG_ID=${PAPERLESS_DESTINATAERE_TAG_ID}
|
||||
depends_on:
|
||||
- redis
|
||||
- db
|
||||
@@ -83,6 +92,15 @@ services:
|
||||
- DJANGO_SECRET_KEY=${DJANGO_SECRET_KEY}
|
||||
- DJANGO_DEBUG=${DJANGO_DEBUG}
|
||||
- REDIS_URL=${REDIS_URL}
|
||||
- IMAP_HOST=${IMAP_HOST}
|
||||
- IMAP_PORT=${IMAP_PORT}
|
||||
- IMAP_USER=${IMAP_USER}
|
||||
- IMAP_PASSWORD=${IMAP_PASSWORD}
|
||||
- IMAP_FOLDER=${IMAP_FOLDER}
|
||||
- IMAP_USE_SSL=${IMAP_USE_SSL}
|
||||
- PAPERLESS_API_URL=${PAPERLESS_API_URL}
|
||||
- PAPERLESS_API_TOKEN=${PAPERLESS_API_TOKEN}
|
||||
- PAPERLESS_DESTINATAERE_TAG_ID=${PAPERLESS_DESTINATAERE_TAG_ID}
|
||||
depends_on:
|
||||
- redis
|
||||
- db
|
||||
|
||||
30
knowledge/README.md
Normal file
30
knowledge/README.md
Normal file
@@ -0,0 +1,30 @@
|
||||
# Wissensbasis – van Hees-Theyssen-Vogel'sche Stiftung
|
||||
|
||||
Dieses Verzeichnis enthält langfristig stabiles Stiftungswissen als Referenz für alle Agents und Mitarbeiter.
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||||
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## Dateien
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| Datei | Inhalt |
|
||||
|---|---|
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||||
| [satzung.md](satzung.md) | Stiftungsname, Zweck, Förderberechtigte, Organe |
|
||||
| [richtlinien.md](richtlinien.md) | Förderrichtlinien, Einkommensgrenzen, Nachweisfristen |
|
||||
| [verfahren.md](verfahren.md) | Verwaltungsabläufe: Anträge, E-Mail, Pacht, Backup |
|
||||
| [kontakte.md](kontakte.md) | Institutionelle Kontakte (Behörden, Berater) |
|
||||
| [historie.md](historie.md) | Stiftungsgeschichte und Meilensteine |
|
||||
|
||||
## Wichtige Hinweise
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||||
|
||||
- **Keine personenbezogenen Daten** von Destinatären in dieser Wissensbasis
|
||||
- Angaben mit `[TODO]` müssen manuell aus Originalunterlagen ergänzt werden
|
||||
- Operative Daten (Destinatäre, Zahlungen, Ländereien) befinden sich in der Datenbank
|
||||
- Diese Dateien sind Strukturwissen, nicht Echtzeitdaten
|
||||
|
||||
## Pflege
|
||||
|
||||
Diese Dateien sollten aktualisiert werden bei:
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||||
- Satzungsänderungen
|
||||
- Änderungen der Förderkriterien
|
||||
- Wechsel externer Dienstleister/Behörden
|
||||
- Wesentlichen Änderungen der Verwaltungsverfahren
|
||||
|
||||
*Erstellt: 2026-03 durch RentmeisterAI*
|
||||
163
knowledge/bedienungsanleitung_email_eingang.md
Normal file
163
knowledge/bedienungsanleitung_email_eingang.md
Normal file
@@ -0,0 +1,163 @@
|
||||
# Bedienungsanleitung: E-Mail-Eingangsverarbeitung für Destinatäre
|
||||
|
||||
> VHTV-Stiftung | Stand: März 2026
|
||||
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---
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## 1. Überblick
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||||
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||||
Das E-Mail-Eingangssystem verarbeitet automatisch eingehende E-Mails von Destinatären. Eingehende Nachrichten an **paperless@vhtv-stiftung.de** werden alle 15 Minuten abgerufen, dem richtigen Destinatär zugeordnet und Anhänge in Paperless-NGX archiviert.
|
||||
|
||||
**Typische Inhalte:** Studien- und Ausbildungsnachweise, Quartalsbelege, Anträge, allgemeine Korrespondenz.
|
||||
|
||||
---
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||||
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||||
## 2. So funktioniert der Workflow
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||||
|
||||
```
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E-Mail eingehend
|
||||
│
|
||||
▼
|
||||
Automatischer Abruf (alle 15 Min.)
|
||||
│
|
||||
▼
|
||||
Absender-Zuordnung ──► Bekannter Destinatär? ──► Ja: Status "zugewiesen"
|
||||
│ Anhänge → Paperless
|
||||
│
|
||||
▼ Nein
|
||||
Status "unbekannt" → Manuelle Zuordnung nötig
|
||||
```
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||||
1. **E-Mail-Eingang:** Jan Siebels leitet Destinatär-Emails von jan.siebels@gmail.com an paperless@vhtv-stiftung.de weiter.
|
||||
2. **Automatische Zuordnung:** Das System gleicht die Absender-E-Mail mit den hinterlegten E-Mail-Adressen der aktiven Destinatäre ab.
|
||||
3. **Anhänge:** Werden automatisch in Paperless-NGX hochgeladen und mit dem Tag `Stiftung_Destinatäre` versehen.
|
||||
4. **Unbekannte Absender:** Erhalten den Status `unbekannt` und müssen manuell zugeordnet werden.
|
||||
|
||||
---
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||||
|
||||
## 3. E-Mail-Eingang aufrufen
|
||||
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||||
Öffnen Sie im Hauptmenü der Stiftungsverwaltung:
|
||||
|
||||
**Pfad:** `/email-eingang/`
|
||||
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||||
### 3.1 Listenansicht
|
||||
|
||||
Die Übersicht zeigt:
|
||||
|
||||
- **Statuskarten** oben: Gesamtzahl, Neue, Unbekannte, Fehler
|
||||
- **Tabelle** mit allen eingegangenen E-Mails:
|
||||
- Eingangsdatum
|
||||
- Absender (Name und E-Mail)
|
||||
- Zugeordneter Destinatär
|
||||
- Betreff
|
||||
- Anzahl Anhänge
|
||||
- Status
|
||||
|
||||
**Filtern und Suchen:**
|
||||
- **Suchfeld:** Durchsucht Absender, Betreff und Destinatär-Namen
|
||||
- **Status-Filter:** Dropdown zur Einschränkung nach Status (Neu, Zugewiesen, Verarbeitet, Unbekannt, Fehler)
|
||||
|
||||
### 3.2 Detailansicht
|
||||
|
||||
Klicken Sie auf eine E-Mail, um die Details zu sehen (`/email-eingang/<id>/`):
|
||||
|
||||
- Vollständiger E-Mail-Text
|
||||
- Anhänge mit Direktlinks zu Paperless-NGX
|
||||
- Zuordnungsinformationen
|
||||
- Fehlermeldungen (falls vorhanden)
|
||||
|
||||
---
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||||
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||||
## 4. Häufige Aufgaben
|
||||
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||||
### 4.1 Unbekannten Absender zuordnen
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||||
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||||
1. Öffnen Sie die E-Mail mit Status `unbekannt`
|
||||
2. Im Seitenbereich **"Destinatär zuordnen"**: Wählen Sie den richtigen Destinatär aus dem Dropdown
|
||||
3. Klicken Sie **"Zuordnen"**
|
||||
4. Der Status wechselt automatisch zu `zugewiesen`
|
||||
|
||||
### 4.2 E-Mail als verarbeitet markieren
|
||||
|
||||
1. Öffnen Sie die zugewiesene E-Mail
|
||||
2. Im Seitenbereich **"Als verarbeitet markieren"**:
|
||||
- Optional: Notizen zur Bearbeitung eintragen
|
||||
3. Klicken Sie **"Verarbeitet"**
|
||||
4. Der Status wechselt zu `verarbeitet`
|
||||
|
||||
### 4.3 Interne Notizen hinzufügen
|
||||
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1. Öffnen Sie eine E-Mail
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2. Im Bereich **"Interne Notizen"**: Text eingeben
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3. Klicken Sie **"Speichern"**
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Notizen sind nur intern sichtbar und dienen der Dokumentation der Bearbeitung.
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### 4.4 E-Mails manuell abrufen
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Falls Sie nicht auf den nächsten automatischen Abruf warten möchten:
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1. In der Listenansicht: Klicken Sie **"Jetzt abrufen"**
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2. Der Abruf startet im Hintergrund
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3. Neue E-Mails erscheinen nach dem Neuladen der Seite
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## 5. Status-Übersicht
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| Status | Bedeutung | Aktion erforderlich? |
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|---|---|---|
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| **Neu** | Gerade eingegangen, Destinatär zugeordnet | Inhalt prüfen, ggf. verarbeiten |
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| **Zugewiesen** | Destinatär wurde zugeordnet | Inhalt prüfen, dann verarbeiten |
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| **Verarbeitet** | Bearbeitung abgeschlossen | Keine |
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| **Unbekannt** | Absender konnte nicht zugeordnet werden | Manuell zuordnen |
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| **Fehler** | Technischer Fehler bei Verarbeitung | SysAdmin informieren |
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## 6. Anhänge und Paperless-NGX
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Alle E-Mail-Anhänge werden automatisch in Paperless-NGX gespeichert:
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- **Tag:** `Stiftung_Destinatäre`
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- **Korrespondent:** Name des zugeordneten Destinatärs
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||||
- **Zugriff:** Direktlinks in der Detailansicht der E-Mail
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||||
Um Anhänge in Paperless einzusehen, klicken Sie auf den jeweiligen Dokumentlink in der Detailansicht.
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## 7. Empfohlener Bearbeitungsablauf
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1. **Täglich** die Listenansicht öffnen (`/email-eingang/`)
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2. **Statuskarten** prüfen: Gibt es neue oder unbekannte E-Mails?
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3. **Unbekannte Absender** zuerst zuordnen
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||||
4. **Neue E-Mails** inhaltlich prüfen:
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||||
- Handelt es sich um einen Studiennachweis? → Zum Quartalsnachweis verknüpfen
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||||
- Allgemeine Korrespondenz? → Notizen ergänzen
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5. **Als verarbeitet markieren** wenn erledigt
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## 8. Fehlerbehebung
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| Problem | Lösung |
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|---|---|
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| Keine neuen E-Mails trotz Weiterleitung | "Jetzt abrufen" klicken; ggf. SysAdmin kontaktieren |
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||||
| Anhänge fehlen in Paperless | Paperless-API-Verbindung prüfen (SysAdmin) |
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||||
| Status "Fehler" | Fehlerdetails in der Detailansicht lesen; SysAdmin informieren |
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| Falscher Destinatär zugeordnet | In Detailansicht korrekten Destinatär neu zuordnen |
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## 9. Technische Hinweise (für Administratoren)
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- **E-Mail-Postfach:** paperless@vhtv-stiftung.de (IMAP, SSL, Port 993)
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||||
- **Polling-Intervall:** Alle 15 Minuten via Celery Beat
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||||
- **Duplikaterkennung:** Basierend auf Absender, Datum und Betreff
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||||
- **Konfiguration:** Umgebungsvariablen in der Docker-Compose-Datei
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||||
*VHTV-Stiftung | Bedienungsanleitung E-Mail-Eingang | Stand: März 2026*
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124
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124
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>> /Rotate 0 /Trans <<
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<<
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|
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|
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|
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|
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0000001152 00000 n
|
||||
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|
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90
knowledge/historie.md
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90
knowledge/historie.md
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@@ -0,0 +1,90 @@
|
||||
# Stiftungsgeschichte
|
||||
|
||||
> **Status:** Grundstruktur angelegt. Inhalte aus der Datenbank-Tabelle `GeschichteSeite` sind zu entnehmen.
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||||
> Die Verwaltungssoftware enthält ein Wiki-ähnliches Modul (`Geschichte`) unter `/geschichte/`,
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||||
> in dem die Stiftungsgeschichte gepflegt wird.
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## Hinweis zur Datenpflege
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Die Stiftungsgeschichte wird primär in der **Django-App** gepflegt:
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- **URL:** `/geschichte/`
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- **Modell:** `GeschichteSeite` (Markdown-Seiten) + `GeschichteBild` (Bilder)
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||||
- Seiten sind sortierbar und können mit Bildern versehen werden
|
||||
- Bearbeitungsrecht erfordert Berechtigung `change_geschichteseite`
|
||||
|
||||
Diese Datei dient als **statischer Referenzpunkt** für Agents. Für aktuelle und detaillierte Inhalte ist die Datenbank maßgeblich.
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||||
## Stiftungsname und Familienhintergrund
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||||
Die **van Hees-Theyssen-Vogel'sche Stiftung** (VHTV) ist eine Familienstiftung, deren Name auf die Gründerfamilien(zweige) zurückgeht:
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||||
- van Hees
|
||||
- Theyssen
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||||
- Vogel
|
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||||
[TODO: Herkunft und Bedeutung dieser Familiennamen aus Stiftungsunterlagen ergänzen]
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||||
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---
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||||
## Gründungsgeschichte
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||||
[TODO: Folgende Angaben aus der Datenbank (GeschichteSeite) oder Stiftungsunterlagen entnehmen]
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||||
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||||
- **Gründungsjahr:** [TODO]
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- **Gründer(in):** [TODO]
|
||||
- **Gründungsanlass:** [TODO]
|
||||
- **Ursprüngliches Stiftungsvermögen:** [TODO]
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||||
- **Ursprünglicher Stiftungszweck:** [TODO]
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||||
---
|
||||
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||||
## Historische Entwicklung
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||||
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||||
[TODO: Wichtige Meilensteine in chronologischer Reihenfolge aus Stiftungsunterlagen eintragen]
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| Jahr | Ereignis |
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|---|---|
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| [TODO] | Gründung der Stiftung |
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||||
| [TODO] | [Weitere Meilensteine] |
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||||
| [TODO] | Erste digitale Verwaltung |
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||||
| 2024/2025 | Einführung der modernen Django-Verwaltungssoftware |
|
||||
| 2025 | Implementierung der automatischen E-Mail-Verarbeitung für Destinatäre |
|
||||
| 2026 | Einführung KI-gestützter Stiftungsverwaltung (RentmeisterAI) |
|
||||
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||||
---
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||||
## Ländereien und Vermögensgeschichte
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||||
|
||||
[TODO: Geschichte des Landbesitzes beschreiben]
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||||
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||||
- Die Stiftung verwaltet landwirtschaftliche Ländereien in der Region Hamminkeln/Kreis Wesel (NRW)
|
||||
- Nutzungsarten: Grünland, Acker, Wald
|
||||
- Die Ländereien werden verpachtet; der Pachtzins bildet einen wesentlichen Teil der Erträge
|
||||
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||||
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||||
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||||
## Digitalisierung der Verwaltung
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||||
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||||
Die Stiftungsverwaltung wurde sukzessive modernisiert:
|
||||
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||||
- **Frühere Verwaltung:** [TODO: Wie wurde früher verwaltet?]
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||||
- **2024:** Entwicklung der Django-basierten Verwaltungssoftware
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- **2025:** Integration von Paperless-NGX zur Dokumentenverwaltung
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- **2025:** Automatische E-Mail-Verarbeitung für Destinatärs-Eingänge
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- **2026:** KI-Unterstützung durch RentmeisterAI (Paperclip-Plattform)
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## Zugriff auf ausführliche Geschichte
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Die vollständige Stiftungsgeschichte mit Bildern und Artikeln ist in der Anwendung abrufbar:
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1. In der Verwaltungsoberfläche → Menüpunkt **Geschichte**
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2. URL: `https://vhtv-stiftung.de/geschichte/`
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*Zuletzt aktualisiert: 2026-03 | Pflege der ausführlichen Geschichte: Verwaltungs-App unter /geschichte/*
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105
knowledge/kontakte.md
Normal file
105
knowledge/kontakte.md
Normal file
@@ -0,0 +1,105 @@
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# Wichtige Kontakte der Stiftung
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> **Datenschutzhinweis:** Diese Datei enthält ausschließlich institutionelle Kontakte (Behörden, externe Stellen).
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> **Keine personenbezogenen Daten von Destinatären** werden hier gespeichert.
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> Personenbezogene Daten von Rentmeistern und externen Dienstleistern nur in anonymisierter Form.
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## 1. Stiftung (Eigene Kontaktdaten)
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| Feld | Wert |
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|---|---|
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| Name | van Hees-Theyssen-Vogel'sche Stiftung |
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| Adresse | Raesfelder Str. 3, 46499 Hamminkeln |
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| E-Mail (Paperless/Eingang) | paperless@vhtv-stiftung.de |
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| Website | https://vhtv-stiftung.de |
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## 2. Rentmeister / Geschäftsführung
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Die aktuell aktiven Rentmeister sind im System unter `/rentmeister/` (Geschäftsführung) einsehbar.
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> **Hinweis:** Aus Datenschutzgründen werden hier keine Namen oder persönlichen Kontaktdaten gespeichert. Die aktuellen Rentmeister sind in der Datenbank (`Rentmeister`-Tabelle) hinterlegt.
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## 3. Steuerberater
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[TODO: Kanzleiname, Adresse, Telefon, E-Mail eintragen]
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- **Kanzlei:** [TODO]
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- **Ansprechpartner:** [TODO]
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- **Adresse:** [TODO]
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- **Telefon:** [TODO]
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- **E-Mail:** [TODO]
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- **Zuständig für:** Jahresabschluss, Gemeinnützigkeitsrecht, Steuererklärungen
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## 4. Notar
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[TODO: Notariat und Kontakt eintragen]
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- **Notariat:** [TODO]
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||||
- **Ansprechpartner:** [TODO]
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- **Adresse:** [TODO]
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- **Telefon:** [TODO]
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||||
- **Zuständig für:** Satzungsänderungen, Grundstücksangelegenheiten
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## 5. Bankverbindungen
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Die Bankkonten der Stiftung sind im System unter `/konten/` (Geschäftsführung → Konten) einsehbar.
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> **Sicherheitshinweis:** Kontodaten (IBAN, BIC) werden ausschließlich in der Datenbank gespeichert, nicht in dieser Datei.
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[TODO: Hauptbank und Kontoart eintragen (ohne IBAN)]
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- **Hauptbank:** [TODO – z. B. Sparkasse, Volksbank, etc.]
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||||
- **Konto-Typ:** [TODO]
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## 6. Stiftungsaufsicht
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||||
- **Behörde:** [TODO – Bezirksregierung Düsseldorf? Hamminkeln liegt im Kreis Wesel, Regierungsbezirk Düsseldorf]
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||||
- **Referat:** [TODO]
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||||
- **Adresse:** [TODO]
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||||
- **Telefon:** [TODO]
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||||
- **Aktenzeichen:** [TODO]
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## 7. Finanzamt
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||||
- **Finanzamt:** [TODO – zuständiges Finanzamt für Hamminkeln/Kreis Wesel]
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- **Steuernummer:** [TODO]
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- **Freistellungsbescheid:** [TODO – Datum des letzten Freistellungsbescheids]
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## 8. Amtsgericht / Grundbuch
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Für Grundstücksangelegenheiten zuständig:
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- **Amtsgericht:** [TODO – Amtsgericht Wesel? Hamminkeln liegt im Kreis Wesel]
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||||
- **Grundbuchamt:** [TODO]
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||||
- **Kontakt:** [TODO]
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||||
## 9. Sonstige externe Stellen
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### Landwirtschaft / Ländereien
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- **Landwirtschaftskammer NRW:** [TODO]
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||||
- **Katasteramt Kreis Wesel:** [TODO]
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||||
### IT / Hosting
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- **Server-Hosting:** [TODO – Hoster für vhtv-stiftung.de]
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||||
- **Paperless-NGX Installation:** https://vhtv-stiftung.de/paperless
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---
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||||
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||||
*Zuletzt aktualisiert: 2026-03 | Hinweis: Alle mit [TODO] markierten Felder sind manuell zu ergänzen*
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||||
142
knowledge/richtlinien.md
Normal file
142
knowledge/richtlinien.md
Normal file
@@ -0,0 +1,142 @@
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||||
# Förderrichtlinien und Vergabekriterien
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||||
|
||||
> **Status:** Abgeleitet aus der Systemlogik der Verwaltungssoftware (models.py).
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||||
> Angaben mit [TODO] sind aus der formalen Richtliniendokumentation zu ergänzen.
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||||
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||||
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||||
## 1. Förderberechtigung (Grundvoraussetzungen)
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||||
Für eine laufende Unterstützung durch die Stiftung müssen **alle drei** Voraussetzungen erfüllt sein:
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### 1.1 Abstammungsnachweis
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||||
- Der Antragsteller muss **Abkömmling gemäß Satzung** sein (`ist_abkoemmling`)
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||||
- [TODO: Welche Abstammungsnachweise sind zu erbringen?]
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||||
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||||
### 1.2 Einkommensgrenzen
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||||
Die monatlichen Bezüge dürfen eine Einkommensgrenze nicht überschreiten:
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||||
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||||
| Haushaltsgröße | Max. monatliche Bezüge |
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||||
|---|---|
|
||||
| 1 Person | 2.815,00 € |
|
||||
| 2 Personen | 3.265,40 € |
|
||||
| 3 Personen | 3.715,80 € |
|
||||
| n Personen | 2.815,00 € + (n-1) × 450,40 € |
|
||||
|
||||
**Berechnungsgrundlage:** Regelsatz 563 € × 5 (Basis) + 0,8 × Regelsatz je weitere Haushaltsperson
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||||
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||||
### 1.3 Vermögensgrenze
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||||
- Eigenvermögen ≤ **15.500 €**
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||||
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||||
## 2. Förderkategorien
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||||
| Kategorie | Beschreibung |
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||||
|---|---|
|
||||
| `bildung` | Bildung und Studium |
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||||
| `forschung` | Wissenschaftliche Forschung |
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||||
| `kultur` | Kulturelle Projekte |
|
||||
| `soziales` | Soziale Unterstützung |
|
||||
| `umwelt` | Umweltschutz |
|
||||
| `anderes` | Sonstiges |
|
||||
|
||||
---
|
||||
|
||||
## 3. Laufende Unterstützungen (Destinatär-Unterstützungen)
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||||
|
||||
### 3.1 Zahlungsmodalitäten
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||||
- Zahlungen erfolgen **quartalsweise im Voraus**
|
||||
- Betrag: individuell festgelegter **vierteljährlicher Betrag** je Destinatär
|
||||
- Zahlung auf das hinterlegte Bankkonto des Destinatärs (IBAN)
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||||
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||||
### 3.2 Zahlungsfristen (quartalsweise, im Voraus)
|
||||
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||||
| Quartal | Zahlungsfälligkeit |
|
||||
|---|---|
|
||||
| Q1 (Jan–Mär) | 15. Dezember (Vorjahr) |
|
||||
| Q2 (Apr–Jun) | 15. März |
|
||||
| Q3 (Jul–Sep) | 15. Juni |
|
||||
| Q4 (Okt–Dez) | 15. September |
|
||||
|
||||
### 3.3 Wiederkehrende Zahlungen
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||||
Folgende Zahlungsintervalle können eingerichtet werden:
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||||
- Monatlich
|
||||
- Vierteljährlich (standard)
|
||||
- Halbjährlich
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||||
- Jährlich
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||||
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||||
---
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||||
## 4. Nachweispflichten (Vierteljahresnachweise)
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||||
Destinatäre müssen quartalsweise folgende Nachweise einreichen:
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||||
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||||
### 4.1 Pflichtbestandteile
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||||
1. **Studiennachweis** (sofern erforderlich)
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||||
2. **Einkommenssituation** – Bestätigung oder Beschreibung von Änderungen
|
||||
3. **Vermögenssituation** – Bestätigung oder Beschreibung von Änderungen
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||||
4. Ggf. weitere Dokumente
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||||
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||||
### 4.2 Fristen für Studiennachweise (semesterbasiert)
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||||
| Quartal | Studiennachweis-Frist |
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||||
|---|---|
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||||
| Q1 (Jan–Mär) | 15. März |
|
||||
| Q2 (Apr–Jun) | 15. März |
|
||||
| Q3 (Jul–Sep) | 15. September |
|
||||
| Q4 (Okt–Dez) | 15. September |
|
||||
|
||||
**Hintergrund:** Die Studiennachweise sind semesterbasiert (Wintersemester / Sommersemester), nicht quartalsbasiert.
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||||
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||||
### 4.3 Nachweisstatus
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||||
| Status | Bedeutung |
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||||
|---|---|
|
||||
| `offen` | Nachweis ausstehend |
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||||
| `teilweise` | Teilweise eingereicht |
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||||
| `eingereicht` | Vollständig eingereicht |
|
||||
| `geprueft` | Geprüft & Freigegeben |
|
||||
| `auto_geprueft` | Automatisch freigegeben (Semesterbasis) |
|
||||
| `nachbesserung` | Nachbesserung erforderlich |
|
||||
| `abgelehnt` | Abgelehnt |
|
||||
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||||
---
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||||
## 5. Einzel-Förderungen (Projektförderungen)
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### 5.1 Antragsprozess
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||||
[TODO: Formalen Antragsprozess beschreiben]
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||||
Bekannte Felder aus der Förderungsdatenbank:
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||||
- Antragsteller (Destinatär)
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||||
- Jahr
|
||||
- Betrag
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||||
- Kategorie
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||||
- Antragsdatum / Entscheidungsdatum
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||||
- Verwendungsnachweis
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||||
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||||
### 5.2 Förderungsstatus
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||||
| Status | Bedeutung |
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||||
|---|---|
|
||||
| `beantragt` | Antrag gestellt |
|
||||
| `genehmigt` | Genehmigt, noch nicht ausgezahlt |
|
||||
| `ausgezahlt` | Ausgezahlt |
|
||||
| `abgelehnt` | Abgelehnt |
|
||||
| `storniert` | Storniert |
|
||||
|
||||
---
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||||
## 6. Prüfkriterien bei Förderanfragen
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Checkliste für die Prüfung von Förderanträgen:
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- [ ] Antragsteller ist Abkömmling gem. Satzung
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||||
- [ ] Einkommensgrenzen eingehalten
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||||
- [ ] Vermögensgrenze eingehalten
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||||
- [ ] Kategorie entspricht Stiftungszweck
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||||
- [ ] Betrag ist angemessen und plausibel
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||||
- [ ] Verwendungsnachweis planbar
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||||
- [ ] Kein Interessenkonflikt
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||||
*Zuletzt aktualisiert: 2026-03 | Quelle: Systemanalyse models.py, Softwarelogik*
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101
knowledge/satzung.md
Normal file
101
knowledge/satzung.md
Normal file
@@ -0,0 +1,101 @@
|
||||
# Satzung und Stiftungszweck
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||||
|
||||
> **Status:** Abgeleitet aus dem Systemcode und den Datenmodellen der Verwaltungsanwendung.
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||||
> Angaben ohne Quellennachweis aus der Originalsatzung sind als **[TODO: aus Satzungsurkunde prüfen]** markiert.
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## 1. Stiftungsname und Sitz
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||||
- **Name:** van Hees-Theyssen-Vogel'sche Stiftung
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||||
- **Kurzbezeichnung:** VHTV-Stiftung
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||||
- **Sitz:** Raesfelder Str. 3, 46499 Hamminkeln (Nordrhein-Westfalen)
|
||||
- **Website / E-Mail:** vhtv-stiftung.de / paperless@vhtv-stiftung.de
|
||||
- **Rechtsform:** Gemeinnützige Stiftung des bürgerlichen Rechts
|
||||
|
||||
---
|
||||
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||||
## 2. Stiftungszweck
|
||||
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||||
[TODO: Stiftungszweck(e) aus der Satzungsurkunde entnehmen und eintragen]
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||||
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||||
Aus dem Systemcode ableitbar sind folgende Förderfelder, die die Stiftung in ihrer Verwaltungssoftware abbildet:
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||||
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||||
- **Bildung** – Förderung von Ausbildung und Studium
|
||||
- **Forschung** – Unterstützung wissenschaftlicher Arbeiten
|
||||
- **Kultur** – Kulturelle Projekte und Aktivitäten
|
||||
- **Soziales** – Soziale Unterstützungsleistungen
|
||||
- **Umwelt** – Umweltschutz und Nachhaltigkeit
|
||||
- **Anderes** – Sonstige zweckentsprechende Maßnahmen
|
||||
|
||||
---
|
||||
|
||||
## 3. Förderberechtigter Personenkreis (Destinatäre)
|
||||
|
||||
Die Stiftung fördert **Destinatäre** – natürliche Personen, die der Stifterfamilie angehören oder ihr nahestehen.
|
||||
|
||||
### Familienzweige
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||||
Die Software unterscheidet folgende Familienzweige:
|
||||
- Hauptzweig
|
||||
- Nebenzweig
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||||
- Verwandt
|
||||
- Anderer
|
||||
|
||||
### Fördervoraussetzungen (gemäß Systemlogik)
|
||||
Für eine Förderung/Unterstützung müssen kumulativ erfüllt sein:
|
||||
|
||||
1. **Abkömmling gemäß Satzung** (`ist_abkoemmling = True`)
|
||||
2. **Einkommensgrenzen eingehalten:**
|
||||
- Basierend auf Regelsatz (563 €/Monat)
|
||||
- Einkommensgrenze = 5 × Regelsatz für erste Person + 0,8 × Regelsatz je weiterer Haushaltsperson
|
||||
- Beispiel Einzelperson: max. 2.815 €/Monat
|
||||
- Beispiel 2 Personen: max. 3.265,40 €/Monat
|
||||
3. **Vermögen ≤ 15.500 €**
|
||||
|
||||
Diese Werte sind aus der Softwarelogik abgeleitet und sollten mit der Satzung abgeglichen werden.
|
||||
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||||
---
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||||
|
||||
## 4. Organe der Stiftung
|
||||
|
||||
[TODO: Organe und deren Zusammensetzung aus der Satzungsurkunde entnehmen]
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||||
|
||||
Aus dem System ableitbar:
|
||||
- **Rentmeister / Geschäftsführung:** Hauptverwaltungsorgan, verwaltet Ländereien, Finanzen und Destinatäre
|
||||
- [TODO: Vorstand? Kuratorium? Beirat? – aus Satzung prüfen]
|
||||
|
||||
---
|
||||
|
||||
## 5. Stiftungsvermögen
|
||||
|
||||
Das Stiftungsvermögen setzt sich zusammen aus:
|
||||
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||||
- **Immobilien / Ländereien:** Landwirtschaftliche Nutzflächen (Grünland, Acker, Wald) in verschiedenen Gemeinden des Kreises Wesel/NRW, die verpachtet werden
|
||||
- **Bankkonten:** Stiftungskonten bei [TODO: Bank(en) eintragen]
|
||||
- **Sonstige Vermögenswerte:** [TODO: ergänzen]
|
||||
|
||||
Der Vermögenserhalt ist Grundprinzip der Stiftungsführung; Erträge werden für den Stiftungszweck eingesetzt.
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||||
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||||
---
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||||
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||||
## 6. Wichtige Regelungen
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||||
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||||
[TODO: Folgende Punkte aus der Satzungsurkunde entnehmen]
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||||
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||||
- Regelungen zur Mittelverwendung
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||||
- Rechnungslegung und Berichtspflichten
|
||||
- Satzungsänderungen und Auflösung
|
||||
- Stiftungsaufsicht (zuständige Behörde: [TODO])
|
||||
- Steuerliche Anerkennung / Freistellungsbescheid [TODO: Finanzamt, AZ]
|
||||
|
||||
---
|
||||
|
||||
## 7. Stiftungsaufsicht
|
||||
|
||||
- **Zuständige Behörde:** [TODO: Bezirksregierung Düsseldorf? – prüfen, Hamminkeln liegt im Regierungsbezirk Düsseldorf]
|
||||
- **Aktenzeichen Stiftungsregister:** [TODO]
|
||||
- **Steuer-Nr. / Finanzamt:** [TODO]
|
||||
|
||||
---
|
||||
|
||||
*Zuletzt aktualisiert: 2026-03 | Quelle: Systemanalyse der Verwaltungssoftware*
|
||||
176
knowledge/verfahren.md
Normal file
176
knowledge/verfahren.md
Normal file
@@ -0,0 +1,176 @@
|
||||
# Verwaltungsverfahren und Abläufe
|
||||
|
||||
> **Status:** Aus Systemcode, Celery-Tasks und App-Struktur abgeleitet.
|
||||
> Punkte mit [TODO] sind manuell zu ergänzen.
|
||||
|
||||
---
|
||||
|
||||
## 1. Antragsprozess für Förderungen
|
||||
|
||||
### 1.1 Erstaufnahme eines Destinatärs
|
||||
1. Destinatär-Datensatz anlegen (Django Admin oder Weboberfläche `/destinataere/`)
|
||||
2. Pflichtfelder ausfüllen:
|
||||
- Name, Geburtsdatum, E-Mail, Telefon
|
||||
- Familienzweig
|
||||
- `ist_abkoemmling` setzen
|
||||
- Haushaltsgröße, monatliche Bezüge, Vermögen
|
||||
3. Prüfung Fördervoraussetzungen (automatisch via `erfuellt_voraussetzungen()`)
|
||||
4. `unterstuetzung_bestaetigt` setzen wenn Voraussetzungen erfüllt
|
||||
5. Vierteljährlichen Betrag festlegen
|
||||
6. Standard-Auszahlungskonto zuordnen
|
||||
|
||||
### 1.2 Einzel-Förderungsantrag
|
||||
1. Förderung anlegen unter `/foerderungen/`
|
||||
2. Status beginnt mit `beantragt`
|
||||
3. Prüfung durch Rentmeister
|
||||
4. Entscheidung: `genehmigt` oder `abgelehnt`
|
||||
5. Nach Auszahlung: Status auf `ausgezahlt` setzen
|
||||
6. Verwendungsnachweis als Dokument in Paperless hochladen und verknüpfen
|
||||
|
||||
---
|
||||
|
||||
## 2. Vierteljährliches Nachweisverfahren
|
||||
|
||||
### 2.1 Ablauf
|
||||
1. Zu Beginn jedes Quartals: VierteljahresNachweis-Datensätze für alle aktiven Destinatäre erstellen
|
||||
2. Destinatäre werden benachrichtigt (per E-Mail, [TODO: Benachrichtigungsvorlage?])
|
||||
3. Destinatäre reichen Unterlagen ein:
|
||||
- Per E-Mail an paperless@vhtv-stiftung.de (automatisch erfasst)
|
||||
- Oder direkt über das Self-Service-Portal (sofern eingerichtet)
|
||||
4. Rentmeister prüft eingegangene Unterlagen
|
||||
5. Status aktualisieren: `eingereicht` → `geprueft`
|
||||
6. Zahlung freigeben wenn Nachweis genehmigt
|
||||
|
||||
### 2.2 Fristen (Überblick)
|
||||
- **Studiennachweis:** 15. März (Q1/Q2) bzw. 15. September (Q3/Q4)
|
||||
- **Zahlung:** 15. Dez. Vorjahr (Q1), 15. März (Q2), 15. Juni (Q3), 15. September (Q4)
|
||||
|
||||
### 2.3 Automatische Freigabe
|
||||
Bei Destinatären mit Semesterbasis-Studiennachweis kann eine automatische Freigabe erfolgen (`auto_geprueft`).
|
||||
|
||||
---
|
||||
|
||||
## 3. E-Mail-Eingangsverarbeitung (Automatisiert)
|
||||
|
||||
### 3.1 Übersicht
|
||||
Das System verarbeitet automatisch eingehende E-Mails an `paperless@vhtv-stiftung.de`.
|
||||
|
||||
**Technologie:** Celery Beat Task, läuft alle 15 Minuten
|
||||
|
||||
### 3.2 Konfiguration
|
||||
| Env-Variable | Standard | Bedeutung |
|
||||
|---|---|---|
|
||||
| `IMAP_HOST` | – | IMAP-Server (Pflicht) |
|
||||
| `IMAP_PORT` | 993 | IMAP-Port (SSL) |
|
||||
| `IMAP_USER` | paperless@vhtv-stiftung.de | Benutzername |
|
||||
| `IMAP_PASSWORD` | – | Passwort (Pflicht) |
|
||||
| `IMAP_FOLDER` | INBOX | E-Mail-Ordner |
|
||||
| `IMAP_USE_SSL` | true | SSL verwenden |
|
||||
|
||||
### 3.3 Workflow
|
||||
1. System liest ungelesene E-Mails aus dem IMAP-Postfach
|
||||
2. Absender-E-Mail wird mit Destinatär-Datenbank abgeglichen
|
||||
3. `DestinataerEmailEingang`-Datensatz wird angelegt
|
||||
4. Anhänge werden in **Paperless-NGX** hochgeladen mit Tag `Stiftung_Destinatäre`
|
||||
5. Für jeden Anhang wird ein `DokumentLink` erstellt
|
||||
6. Unbekannte Absender werden als `unbekannt` markiert (manuelle Nachbearbeitung nötig)
|
||||
|
||||
### 3.4 Paperless-Tags
|
||||
| Tag | Verwendung |
|
||||
|---|---|
|
||||
| `Stiftung_Destinatäre` | Dokumente von/für Destinatäre |
|
||||
| `Stiftung_Land_und_Pächter` | Dokumente zu Ländereien/Pächtern |
|
||||
| `Stiftung_Administration` | Verwaltungsdokumente |
|
||||
|
||||
---
|
||||
|
||||
## 4. Pachtvertragsverwaltung
|
||||
|
||||
### 4.1 Datenstruktur
|
||||
- **Land** (Flurstück): Grundeinheit, identifiziert durch `lfd_nr`
|
||||
- **LandVerpachtung**: Pachtvertrag (neue Struktur)
|
||||
- **LandAbrechnung**: Jährliche Abrechnung je Flurstück
|
||||
|
||||
### 4.2 Anlage eines Pachtvertrags
|
||||
1. Land-Datensatz prüfen/anlegen (`/land/`)
|
||||
2. Pächter anlegen (`/paechter/`) falls nicht vorhanden
|
||||
3. LandVerpachtung anlegen (`/land/<id>/verpachtung/`)
|
||||
- Vertragsnummer vergeben
|
||||
- Pachtbeginn, Pachtende, Verlängerungsklausel
|
||||
- Pachtzins (pro ha oder pauschal)
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- Zahlungsweise
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- USt-Option und Umlagen konfigurieren
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4. System aktualisiert LandAbrechnung automatisch
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### 4.3 Pachtzins-Zahlungsweisen
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| Option | Beschreibung |
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|---|---|
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| `jaehrlich` | Einmal jährlich |
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| `halbjaehrlich` | Zweimal jährlich |
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| `vierteljaehrlich` | Quartalsweise |
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| `monatlich` | Monatlich |
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### 4.4 Umlagen (Durchreichungen an Pächter)
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Folgende Kosten können als Umlage auf Pächter umgelegt werden:
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- Grundsteuer
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- Versicherungen
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- Verbandsbeiträge
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- Jagdpachtanteile (optional)
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## 5. Abrechnungsverfahren für Ländereien (LandAbrechnung)
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### 5.1 Jährliche Abrechnung
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- Pro Flurstück wird automatisch eine `LandAbrechnung` für jedes Abrechnungsjahr erstellt
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- Felder: Pacht vereinnahmt, Umlagen, sonstige Einnahmen
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- Ausgaben: nach Kategorien (Grundsteuer, Versicherung, Verwaltung etc.)
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- USt-Berechnung wenn USt-Option aktiv
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### 5.2 Dokumentenablage
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Relevante Dokumente (Pachtverträge, Grundsteuerbescheide, Versicherungsnachweise) werden in **Paperless-NGX** abgelegt und per `DokumentLink` verknüpft.
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## 6. Backup-Verfahren
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### 6.1 Backup-Typen
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| Typ | Inhalt |
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|---|---|
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| `full` | Datenbank + Dateien |
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| `database` | Nur PostgreSQL-Datenbank |
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| `files` | Nur Mediendateien |
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### 6.2 Ablauf
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1. Backup-Job über Weboberfläche anlegen (`/backup/`)
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2. System erstellt Backup asynchron im Hintergrund
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3. Backup wird als `.tar.gz` unter `/app/backups/` gespeichert
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4. Status: `pending` → `running` → `completed` / `failed`
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### 6.3 Speicherort
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- **Container:** `/app/backups/`
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- **Dateiname:** `stiftung_backup_YYYYMMDD_HHMMSS.tar.gz`
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## 7. Verwaltungskosten-Erfassung
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Verwaltungskosten werden kategorisiert erfasst:
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- Bezeichnung, Kategorie, Betrag, Datum
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- Lieferant/Firma, Rechnungsnummer
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- Zuordnung zu Rentmeister (für Fahrtkosten etc.)
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- Kilometerpauschale: Standard 0,30 €/km
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## 8. Audit Trail
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Alle Änderungen in der Anwendung werden im `AuditLog` erfasst:
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- Benutzer, Zeitstempel, Aktion
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- Entitätstyp, ID, Name
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- Änderungsdetails (JSON)
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- IP-Adresse, Browser
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*Zuletzt aktualisiert: 2026-03 | Quelle: Systemcode tasks.py, models.py, backup_utils.py*
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