# Bedienungsanleitung: E-Mail-Eingangsverarbeitung für Destinatäre

> VHTV-Stiftung | Stand: März 2026

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## 1. Überblick

Das E-Mail-Eingangssystem verarbeitet automatisch eingehende E-Mails von Destinatären. Eingehende Nachrichten an **paperless@vhtv-stiftung.de** werden alle 15 Minuten abgerufen, dem richtigen Destinatär zugeordnet und Anhänge in Paperless-NGX archiviert.

**Typische Inhalte:** Studien- und Ausbildungsnachweise, Quartalsbelege, Anträge, allgemeine Korrespondenz.

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## 2. So funktioniert der Workflow

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E-Mail eingehend
      │
      ▼
Automatischer Abruf (alle 15 Min.)
      │
      ▼
Absender-Zuordnung ──► Bekannter Destinatär? ──► Ja: Status "zugewiesen"
      │                                              Anhänge → Paperless
      │
      ▼ Nein
Status "unbekannt" → Manuelle Zuordnung nötig
```

1. **E-Mail-Eingang:** Jan Siebels leitet Destinatär-Emails von jan.siebels@gmail.com an paperless@vhtv-stiftung.de weiter.
2. **Automatische Zuordnung:** Das System gleicht die Absender-E-Mail mit den hinterlegten E-Mail-Adressen der aktiven Destinatäre ab.
3. **Anhänge:** Werden automatisch in Paperless-NGX hochgeladen und mit dem Tag `Stiftung_Destinatäre` versehen.
4. **Unbekannte Absender:** Erhalten den Status `unbekannt` und müssen manuell zugeordnet werden.

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## 3. E-Mail-Eingang aufrufen

Öffnen Sie im Hauptmenü der Stiftungsverwaltung:

**Pfad:** `/email-eingang/`

### 3.1 Listenansicht

Die Übersicht zeigt:

- **Statuskarten** oben: Gesamtzahl, Neue, Unbekannte, Fehler
- **Tabelle** mit allen eingegangenen E-Mails:
  - Eingangsdatum
  - Absender (Name und E-Mail)
  - Zugeordneter Destinatär
  - Betreff
  - Anzahl Anhänge
  - Status

**Filtern und Suchen:**
- **Suchfeld:** Durchsucht Absender, Betreff und Destinatär-Namen
- **Status-Filter:** Dropdown zur Einschränkung nach Status (Neu, Zugewiesen, Verarbeitet, Unbekannt, Fehler)

### 3.2 Detailansicht

Klicken Sie auf eine E-Mail, um die Details zu sehen (`/email-eingang/<id>/`):

- Vollständiger E-Mail-Text
- Anhänge mit Direktlinks zu Paperless-NGX
- Zuordnungsinformationen
- Fehlermeldungen (falls vorhanden)

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## 4. Häufige Aufgaben

### 4.1 Unbekannten Absender zuordnen

1. Öffnen Sie die E-Mail mit Status `unbekannt`
2. Im Seitenbereich **"Destinatär zuordnen"**: Wählen Sie den richtigen Destinatär aus dem Dropdown
3. Klicken Sie **"Zuordnen"**
4. Der Status wechselt automatisch zu `zugewiesen`

### 4.2 E-Mail als verarbeitet markieren

1. Öffnen Sie die zugewiesene E-Mail
2. Im Seitenbereich **"Als verarbeitet markieren"**:
   - Optional: Notizen zur Bearbeitung eintragen
3. Klicken Sie **"Verarbeitet"**
4. Der Status wechselt zu `verarbeitet`

### 4.3 Interne Notizen hinzufügen

1. Öffnen Sie eine E-Mail
2. Im Bereich **"Interne Notizen"**: Text eingeben
3. Klicken Sie **"Speichern"**

Notizen sind nur intern sichtbar und dienen der Dokumentation der Bearbeitung.

### 4.4 E-Mails manuell abrufen

Falls Sie nicht auf den nächsten automatischen Abruf warten möchten:

1. In der Listenansicht: Klicken Sie **"Jetzt abrufen"**
2. Der Abruf startet im Hintergrund
3. Neue E-Mails erscheinen nach dem Neuladen der Seite

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## 5. Status-Übersicht

| Status | Bedeutung | Aktion erforderlich? |
|---|---|---|
| **Neu** | Gerade eingegangen, Destinatär zugeordnet | Inhalt prüfen, ggf. verarbeiten |
| **Zugewiesen** | Destinatär wurde zugeordnet | Inhalt prüfen, dann verarbeiten |
| **Verarbeitet** | Bearbeitung abgeschlossen | Keine |
| **Unbekannt** | Absender konnte nicht zugeordnet werden | Manuell zuordnen |
| **Fehler** | Technischer Fehler bei Verarbeitung | SysAdmin informieren |

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## 6. Anhänge und Paperless-NGX

Alle E-Mail-Anhänge werden automatisch in Paperless-NGX gespeichert:

- **Tag:** `Stiftung_Destinatäre`
- **Korrespondent:** Name des zugeordneten Destinatärs
- **Zugriff:** Direktlinks in der Detailansicht der E-Mail

Um Anhänge in Paperless einzusehen, klicken Sie auf den jeweiligen Dokumentlink in der Detailansicht.

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## 7. Empfohlener Bearbeitungsablauf

1. **Täglich** die Listenansicht öffnen (`/email-eingang/`)
2. **Statuskarten** prüfen: Gibt es neue oder unbekannte E-Mails?
3. **Unbekannte Absender** zuerst zuordnen
4. **Neue E-Mails** inhaltlich prüfen:
   - Handelt es sich um einen Studiennachweis? → Zum Quartalsnachweis verknüpfen
   - Allgemeine Korrespondenz? → Notizen ergänzen
5. **Als verarbeitet markieren** wenn erledigt

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## 8. Fehlerbehebung

| Problem | Lösung |
|---|---|
| Keine neuen E-Mails trotz Weiterleitung | "Jetzt abrufen" klicken; ggf. SysAdmin kontaktieren |
| Anhänge fehlen in Paperless | Paperless-API-Verbindung prüfen (SysAdmin) |
| Status "Fehler" | Fehlerdetails in der Detailansicht lesen; SysAdmin informieren |
| Falscher Destinatär zugeordnet | In Detailansicht korrekten Destinatär neu zuordnen |

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## 9. Technische Hinweise (für Administratoren)

- **E-Mail-Postfach:** paperless@vhtv-stiftung.de (IMAP, SSL, Port 993)
- **Polling-Intervall:** Alle 15 Minuten via Celery Beat
- **Duplikaterkennung:** Basierend auf Absender, Datum und Betreff
- **Konfiguration:** Umgebungsvariablen in der Docker-Compose-Datei

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