1. Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ist:
van Hees-Theyssen-Vogel'sche Stiftung
Raesfelder Str. 3
46499 Hamminkeln
stiftung@vhtv-stiftung.de
Die Stiftung ist als gemeinnützige Familienstiftung anerkannt und verfolgt ausschließlich und unmittelbar
gemeinnützige Zwecke im Sinne des § 52 der Abgabenordnung (AO).
2. Grundsätze der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Erfüllung unserer satzungsmäßigen Aufgaben
und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt stets im Einklang mit der
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Wir erheben, verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur
- mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), oder
- zur Erfüllung einer vertraglichen oder vorvertraglichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), oder
- aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), oder
- zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
3. Nachweis-Upload-Portal (bestehende Destinatäre)
Das Upload-Portal ermöglicht Ihnen die sichere, digitale Einreichung von Unterlagen im Rahmen
des halbjährlichen Nachweisverfahrens. Der Zugang erfolgt ausschließlich über einen persönlichen,
einmalig nutzbaren Token-Link, den Sie per E-Mail erhalten.
3.1 Verarbeitete Daten
- Hochgeladene Dokumente (Studienbescheinigungen, Einkommensnachweise, Vermögensnachweise)
- IP-Adresse (ausschließlich als kryptographischer Hash gespeichert; keine Rückführung möglich)
- Zeitstempel der Token-Einlösung und des Dokumenten-Uploads
- Token-Status (eingelöst / abgelaufen)
3.2 Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Verarbeitung zur Erfüllung der satzungsmäßigen Verpflichtung
der Stiftung, die Bedürftigkeit und Anspruchsberechtigung ihrer Destinatäre gemäß § 53 AO zu prüfen und
zu dokumentieren.
3.3 Zweck der Verarbeitung
Die Verarbeitung dient ausschließlich der satzungsgemäßen Aufgabe der Stiftung: der Prüfung, ob die
Voraussetzungen für eine Unterstützungsleistung gemäß § 53 Abgabenordnung (AO) weiterhin vorliegen.
Dies umfasst insbesondere die Überprüfung der Bedürftigkeit (Einkommens- und Vermögensgrenzen)
sowie der Anspruchsvoraussetzungen.
Hinweis gemäß § 53 AO: Die van Hees-Theyssen-Vogel'sche Stiftung ist als gemeinnützige
Stiftung verpflichtet, die Bedürftigkeit der unterstützten Personen nachzuweisen.
Gemäß § 53 Nr. 2 AO dürfen nur Personen unterstützt werden, deren Bezüge
(einschließlich Leistungen nach SGB) nicht mehr als das Fünffache des Regelsatzes
nach dem Dritten Kapitel SGB XII überschreiten und deren Vermögen den
gemeinen Wert von 15.500 € nicht übersteigt. Die Einreichung der Nachweise ist
daher gesetzlich geboten und unverzichtbar.
3.4 Speicherdauer und Löschkonzept
| Datenkategorie |
Speicherdauer |
Begründung |
| Upload-Token (abgelaufen, nicht eingelöst) |
90 Tage nach Ablauf |
Nachvollziehbarkeit von Zustellungsversuchen |
| IP-Hash |
90 Tage |
Sicherheit / Missbrauchsschutz |
| Hochgeladene Nachweisdokumente |
10 Jahre nach letzter Unterstützungsleistung |
Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO) |
| Zeitstempel und Protokolldaten |
10 Jahre |
Gemeinnützigkeitsnachweis gegenüber Finanzbehörden |
4. Onboarding-Formular (neue Destinatäre)
Das Onboarding-Formular dient der erstmaligen Aufnahme in den Kreis der Destinatäre der Stiftung.
Dabei werden im Rahmen eines mehrstufigen Verfahrens umfangreiche personenbezogene Daten erhoben.
4.1 Erhobene Datenkategorien
Persönliche Identifikationsdaten:
- Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort
- Anschrift (Straße, PLZ, Ort)
- Telefon- und Mobilnummer, E-Mail-Adresse
- Kopie des Personalausweises oder Reisepasses
- Tabellarischer Lebenslauf
Verwandtschaftsnachweis:
- Nachweis des Verwandtschaftsverhältnisses zu einem Geschwisterteil des Stifters
Hendrik van Hees oder seiner Ehefrau Aletta Theyssen-Vogel
Ausbildungs- und Studiendaten:
- Aktueller Ausbildungs-/Studienstatus
- Studienbescheinigung oder Ausbildungsnachweis
- Voraussichtliche Dauer der Ausbildung/des Studiums
Finanzdaten:
- Haushaltsgröße und Zusammensetzung des Haushalts
- Bezüge und Einkünfte (einschließlich Leistungen nach SGB)
- Einkommensteuerbescheid, Lohn-/Gehaltsnachweis, ggf. Rentenbescheid
- Unterhaltsleistungen und sonstige Bezüge
- Miet- und Heizungsaufwendungen (ggf. Mietvertragskopie)
- Vermögensübersicht (Spareinlagen, Wertpapiere, Immobilien)
- Monatliche Aufwendungen für Lebensunterhalt und Ausbildung
4.2 Rechtsgrundlagen
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher
Maßnahmen im Rahmen der Aufnahme als Destinatär der Stiftung.
Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO — Soweit Daten besonderer Kategorien verarbeitet
werden (z. B. Pflegegrad, Gesundheitsdaten im Zusammenhang mit Einkommenssituation),
erfolgt dies zur Erfüllung von Rechten und Pflichten im Bereich des Sozialrechts
sowie zur Überprüfung der Anspruchsvoraussetzungen gemäß § 53 AO.
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung für die Verarbeitung freiwillig
übermittelter Daten, die über das gesetzlich Erforderliche hinausgehen.
4.3 Zweck der Verarbeitung
Die erhobenen Daten dienen ausschließlich der Prüfung der Aufnahmevoraussetzungen
als Destinatär sowie der laufenden Überprüfung der Anspruchsberechtigung.
Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben
(z. B. Finanzbehörden im Rahmen von Betriebsprüfungen).
4.4 Vier-Augen-Prinzip und Freigabeverfahren
Alle im Onboarding-Verfahren erfassten Daten werden erst nach ausdrücklicher
Freigabe durch den Stiftungsvorstand aktiviert. Bis zur Freigabe haben nur autorisierte
Stiftungsmitarbeiter Zugriff. Das Aufnahmeverfahren ist nicht automatisiert;
jede Aufnahme wird durch den Vorstand beschlossen.
4.5 Speicherdauer
Abgebrochene oder nicht freigegebene Onboarding-Vorgänge werden spätestens nach
90 Tagen vollständig gelöscht. Für aufgenommene Destinatäre gilt die steuerrechtliche
Aufbewahrungsfrist gemäß § 147 AO (10 Jahre nach Ende des Förderzeitraums).
5. Technische Sicherheitsmaßnahmen
- HTTPS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
- Token-basierter Zugang (kryptographisch sicher, 64-Zeichen-Token, einmalig nutzbar)
- IP-Anonymisierung durch SHA-256-Hash; keine Klartextspeicherung
- CSRF-Schutz für alle Formularübertragungen
- Rate Limiting zum Schutz vor Missbrauch
- Automatische Tokenablaufzeit (30 Tage)
- Dateivalidierung (nur PDF, JPG, PNG; maximale Dateigröße 20 MB)
6. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
Alle Entscheidungen über die Gewährung von Unterstützungsleistungen werden durch
den Stiftungsvorstand nach menschlicher Prüfung getroffen.
7. Weitergabe personenbezogener Daten
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht.
Ausnahmen gelten nur, soweit:
- eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht (z. B. im Rahmen
von Steuerprüfungen oder behördlichen Anfragen), oder
- Sie ausdrücklich in die Weitergabe eingewilligt haben.
Auftragsverarbeiter (z. B. Hosting-Dienstleister) sind vertraglich zur Einhaltung
der DSGVO verpflichtet und dürfen die Daten nur zu den vereinbarten Zwecken verwenden.
8. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung folgende Rechte gegenüber der
verantwortlichen Stelle:
-
Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über
die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.
-
Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, unrichtige
oder unvollständige Daten berichtigen zu lassen.
-
Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht auf Löschung
Ihrer Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
-
Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, die
Verarbeitung Ihrer Daten unter bestimmten Voraussetzungen einschränken zu lassen.
-
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung
Ihrer Daten aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.
Bitte beachten Sie, dass ein Widerspruch bei gesetzlich vorgeschriebener Datenverarbeitung
(§ 53 AO) ggf. zur Einstellung der Unterstützungsleistungen führen kann.
-
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Ihnen
bereitgestellten Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten.
-
Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung können
Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die
Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte schriftlich oder per E-Mail an die
verantwortliche Stelle (siehe Abschnitt 1).
9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständig ist in der Regel die Behörde
des Bundeslandes, in dem Sie Ihren gewöhnlichen Aufenthaltsort haben, oder des Bundeslandes,
in dem die verantwortliche Stelle ihren Sitz hat:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de
10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie
stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen zu entsprechen oder um Änderungen
unserer Leistungen in der Erklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt
dann die neue Datenschutzerklärung.