Remmer/stiftung-management-system
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vision-2026
stiftung-management-system/knowledge/verfahren.md
SysAdmin Agent f8f9dc3319 feat: Memory-Konzept für Agents implementieren (STI-21) 
- REST API: 9 Read-Only-Endpunkte unter /api/v1/ für alle Kernmodelle
  (Destinatäre, Ländereien, Pächter, Förderungen, Konten,
  Verpachtungen, Verwaltungskosten, Kalender, Transaktionen)
- Token-Authentifizierung via DRF TokenAuthentication
- Management-Command `create_agent_token` für Agent-Tokens
- Wissensbasis: knowledge/ mit Satzung, Richtlinien, Verfahren,
  Kontakte, Historie
- Agent-Instructions: Datenzugriff-Sektion in AGENTS.md dokumentiert

Co-Authored-By: Claude Sonnet 4.6 <noreply@anthropic.com>
2026-03-09 22:45:11 +00:00

5.7 KiB
Raw Permalink Blame History

Verwaltungsverfahren und Abläufe

Status: Aus Systemcode, Celery-Tasks und App-Struktur abgeleitet. Punkte mit [TODO] sind manuell zu ergänzen.

1. Antragsprozess für Förderungen

1.1 Erstaufnahme eines Destinatärs

  1. Destinatär-Datensatz anlegen (Django Admin oder Weboberfläche /destinataere/)
  2. Pflichtfelder ausfüllen:
    • Name, Geburtsdatum, E-Mail, Telefon
    • Familienzweig
    • ist_abkoemmling setzen
    • Haushaltsgröße, monatliche Bezüge, Vermögen
  3. Prüfung Fördervoraussetzungen (automatisch via erfuellt_voraussetzungen())
  4. unterstuetzung_bestaetigt setzen wenn Voraussetzungen erfüllt
  5. Vierteljährlichen Betrag festlegen
  6. Standard-Auszahlungskonto zuordnen

1.2 Einzel-Förderungsantrag

  1. Förderung anlegen unter /foerderungen/
  2. Status beginnt mit beantragt
  3. Prüfung durch Rentmeister
  4. Entscheidung: genehmigt oder abgelehnt
  5. Nach Auszahlung: Status auf ausgezahlt setzen
  6. Verwendungsnachweis als Dokument in Paperless hochladen und verknüpfen

2. Vierteljährliches Nachweisverfahren

2.1 Ablauf

  1. Zu Beginn jedes Quartals: VierteljahresNachweis-Datensätze für alle aktiven Destinatäre erstellen
  2. Destinatäre werden benachrichtigt (per E-Mail, [TODO: Benachrichtigungsvorlage?])
  3. Destinatäre reichen Unterlagen ein:
  4. Rentmeister prüft eingegangene Unterlagen
  5. Status aktualisieren: eingereicht → geprueft
  6. Zahlung freigeben wenn Nachweis genehmigt

2.2 Fristen (Überblick)

  • Studiennachweis: 15. März (Q1/Q2) bzw. 15. September (Q3/Q4)
  • Zahlung: 15. Dez. Vorjahr (Q1), 15. März (Q2), 15. Juni (Q3), 15. September (Q4)

2.3 Automatische Freigabe

Bei Destinatären mit Semesterbasis-Studiennachweis kann eine automatische Freigabe erfolgen (auto_geprueft).

3. E-Mail-Eingangsverarbeitung (Automatisiert)

3.1 Übersicht

Das System verarbeitet automatisch eingehende E-Mails an paperless@vhtv-stiftung.de.

Technologie: Celery Beat Task, läuft alle 15 Minuten

3.2 Konfiguration

Env-Variable Standard Bedeutung
IMAP_HOST – IMAP-Server (Pflicht)
IMAP_PORT 993 IMAP-Port (SSL)
IMAP_USER paperless@vhtv-stiftung.de Benutzername
IMAP_PASSWORD – Passwort (Pflicht)
IMAP_FOLDER INBOX E-Mail-Ordner
IMAP_USE_SSL true SSL verwenden

3.3 Workflow

  1. System liest ungelesene E-Mails aus dem IMAP-Postfach
  2. Absender-E-Mail wird mit Destinatär-Datenbank abgeglichen
  3. DestinataerEmailEingang-Datensatz wird angelegt
  4. Anhänge werden in Paperless-NGX hochgeladen mit Tag Stiftung_Destinatäre
  5. Für jeden Anhang wird ein DokumentLink erstellt
  6. Unbekannte Absender werden als unbekannt markiert (manuelle Nachbearbeitung nötig)

3.4 Paperless-Tags

Tag Verwendung
Stiftung_Destinatäre Dokumente von/für Destinatäre
Stiftung_Land_und_Pächter Dokumente zu Ländereien/Pächtern
Stiftung_Administration Verwaltungsdokumente

4. Pachtvertragsverwaltung

4.1 Datenstruktur

  • Land (Flurstück): Grundeinheit, identifiziert durch lfd_nr
  • LandVerpachtung: Pachtvertrag (neue Struktur)
  • LandAbrechnung: Jährliche Abrechnung je Flurstück

4.2 Anlage eines Pachtvertrags

  1. Land-Datensatz prüfen/anlegen (/land/)
  2. Pächter anlegen (/paechter/) falls nicht vorhanden
  3. LandVerpachtung anlegen (/land/<id>/verpachtung/)
    • Vertragsnummer vergeben
    • Pachtbeginn, Pachtende, Verlängerungsklausel
    • Pachtzins (pro ha oder pauschal)
    • Zahlungsweise
    • USt-Option und Umlagen konfigurieren
  4. System aktualisiert LandAbrechnung automatisch

4.3 Pachtzins-Zahlungsweisen

Option Beschreibung
jaehrlich Einmal jährlich
halbjaehrlich Zweimal jährlich
vierteljaehrlich Quartalsweise
monatlich Monatlich

4.4 Umlagen (Durchreichungen an Pächter)

Folgende Kosten können als Umlage auf Pächter umgelegt werden:

  • Grundsteuer
  • Versicherungen
  • Verbandsbeiträge
  • Jagdpachtanteile (optional)

5. Abrechnungsverfahren für Ländereien (LandAbrechnung)

5.1 Jährliche Abrechnung

  • Pro Flurstück wird automatisch eine LandAbrechnung für jedes Abrechnungsjahr erstellt
  • Felder: Pacht vereinnahmt, Umlagen, sonstige Einnahmen
  • Ausgaben: nach Kategorien (Grundsteuer, Versicherung, Verwaltung etc.)
  • USt-Berechnung wenn USt-Option aktiv

5.2 Dokumentenablage

Relevante Dokumente (Pachtverträge, Grundsteuerbescheide, Versicherungsnachweise) werden in Paperless-NGX abgelegt und per DokumentLink verknüpft.

6. Backup-Verfahren

6.1 Backup-Typen

Typ Inhalt
full Datenbank + Dateien
database Nur PostgreSQL-Datenbank
files Nur Mediendateien

6.2 Ablauf

  1. Backup-Job über Weboberfläche anlegen (/backup/)
  2. System erstellt Backup asynchron im Hintergrund
  3. Backup wird als .tar.gz unter /app/backups/ gespeichert
  4. Status: pending → running → completed / failed

6.3 Speicherort

  • Container: /app/backups/
  • Dateiname: stiftung_backup_YYYYMMDD_HHMMSS.tar.gz

7. Verwaltungskosten-Erfassung

Verwaltungskosten werden kategorisiert erfasst:

  • Bezeichnung, Kategorie, Betrag, Datum
  • Lieferant/Firma, Rechnungsnummer
  • Zuordnung zu Rentmeister (für Fahrtkosten etc.)
  • Kilometerpauschale: Standard 0,30 €/km

8. Audit Trail

Alle Änderungen in der Anwendung werden im AuditLog erfasst:

  • Benutzer, Zeitstempel, Aktion
  • Entitätstyp, ID, Name
  • Änderungsdetails (JSON)
  • IP-Adresse, Browser

Zuletzt aktualisiert: 2026-03 | Quelle: Systemcode tasks.py, models.py, backup_utils.py