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- REST API: 9 Read-Only-Endpunkte unter /api/v1/ für alle Kernmodelle (Destinatäre, Ländereien, Pächter, Förderungen, Konten, Verpachtungen, Verwaltungskosten, Kalender, Transaktionen) - Token-Authentifizierung via DRF TokenAuthentication - Management-Command `create_agent_token` für Agent-Tokens - Wissensbasis: knowledge/ mit Satzung, Richtlinien, Verfahren, Kontakte, Historie - Agent-Instructions: Datenzugriff-Sektion in AGENTS.md dokumentiert Co-Authored-By: Claude Sonnet 4.6 <noreply@anthropic.com>
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# Verwaltungsverfahren und Abläufe
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> **Status:** Aus Systemcode, Celery-Tasks und App-Struktur abgeleitet.
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> Punkte mit [TODO] sind manuell zu ergänzen.
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## 1. Antragsprozess für Förderungen
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### 1.1 Erstaufnahme eines Destinatärs
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1. Destinatär-Datensatz anlegen (Django Admin oder Weboberfläche `/destinataere/`)
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2. Pflichtfelder ausfüllen:
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- Name, Geburtsdatum, E-Mail, Telefon
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- Familienzweig
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- `ist_abkoemmling` setzen
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- Haushaltsgröße, monatliche Bezüge, Vermögen
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3. Prüfung Fördervoraussetzungen (automatisch via `erfuellt_voraussetzungen()`)
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4. `unterstuetzung_bestaetigt` setzen wenn Voraussetzungen erfüllt
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5. Vierteljährlichen Betrag festlegen
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6. Standard-Auszahlungskonto zuordnen
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### 1.2 Einzel-Förderungsantrag
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1. Förderung anlegen unter `/foerderungen/`
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2. Status beginnt mit `beantragt`
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3. Prüfung durch Rentmeister
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4. Entscheidung: `genehmigt` oder `abgelehnt`
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5. Nach Auszahlung: Status auf `ausgezahlt` setzen
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6. Verwendungsnachweis als Dokument in Paperless hochladen und verknüpfen
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## 2. Vierteljährliches Nachweisverfahren
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### 2.1 Ablauf
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1. Zu Beginn jedes Quartals: VierteljahresNachweis-Datensätze für alle aktiven Destinatäre erstellen
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2. Destinatäre werden benachrichtigt (per E-Mail, [TODO: Benachrichtigungsvorlage?])
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3. Destinatäre reichen Unterlagen ein:
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- Per E-Mail an paperless@vhtv-stiftung.de (automatisch erfasst)
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- Oder direkt über das Self-Service-Portal (sofern eingerichtet)
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4. Rentmeister prüft eingegangene Unterlagen
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5. Status aktualisieren: `eingereicht` → `geprueft`
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6. Zahlung freigeben wenn Nachweis genehmigt
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### 2.2 Fristen (Überblick)
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- **Studiennachweis:** 15. März (Q1/Q2) bzw. 15. September (Q3/Q4)
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- **Zahlung:** 15. Dez. Vorjahr (Q1), 15. März (Q2), 15. Juni (Q3), 15. September (Q4)
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### 2.3 Automatische Freigabe
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Bei Destinatären mit Semesterbasis-Studiennachweis kann eine automatische Freigabe erfolgen (`auto_geprueft`).
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## 3. E-Mail-Eingangsverarbeitung (Automatisiert)
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### 3.1 Übersicht
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Das System verarbeitet automatisch eingehende E-Mails an `paperless@vhtv-stiftung.de`.
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**Technologie:** Celery Beat Task, läuft alle 15 Minuten
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### 3.2 Konfiguration
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| Env-Variable | Standard | Bedeutung |
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|---|---|---|
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| `IMAP_HOST` | – | IMAP-Server (Pflicht) |
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| `IMAP_PORT` | 993 | IMAP-Port (SSL) |
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| `IMAP_USER` | paperless@vhtv-stiftung.de | Benutzername |
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| `IMAP_PASSWORD` | – | Passwort (Pflicht) |
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| `IMAP_FOLDER` | INBOX | E-Mail-Ordner |
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| `IMAP_USE_SSL` | true | SSL verwenden |
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### 3.3 Workflow
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1. System liest ungelesene E-Mails aus dem IMAP-Postfach
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2. Absender-E-Mail wird mit Destinatär-Datenbank abgeglichen
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3. `DestinataerEmailEingang`-Datensatz wird angelegt
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4. Anhänge werden in **Paperless-NGX** hochgeladen mit Tag `Stiftung_Destinatäre`
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5. Für jeden Anhang wird ein `DokumentLink` erstellt
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6. Unbekannte Absender werden als `unbekannt` markiert (manuelle Nachbearbeitung nötig)
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### 3.4 Paperless-Tags
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| Tag | Verwendung |
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| `Stiftung_Destinatäre` | Dokumente von/für Destinatäre |
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| `Stiftung_Land_und_Pächter` | Dokumente zu Ländereien/Pächtern |
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| `Stiftung_Administration` | Verwaltungsdokumente |
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## 4. Pachtvertragsverwaltung
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### 4.1 Datenstruktur
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- **Land** (Flurstück): Grundeinheit, identifiziert durch `lfd_nr`
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- **LandVerpachtung**: Pachtvertrag (neue Struktur)
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- **LandAbrechnung**: Jährliche Abrechnung je Flurstück
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### 4.2 Anlage eines Pachtvertrags
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1. Land-Datensatz prüfen/anlegen (`/land/`)
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2. Pächter anlegen (`/paechter/`) falls nicht vorhanden
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3. LandVerpachtung anlegen (`/land/<id>/verpachtung/`)
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- Vertragsnummer vergeben
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- Pachtbeginn, Pachtende, Verlängerungsklausel
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- Pachtzins (pro ha oder pauschal)
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- Zahlungsweise
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- USt-Option und Umlagen konfigurieren
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4. System aktualisiert LandAbrechnung automatisch
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### 4.3 Pachtzins-Zahlungsweisen
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| Option | Beschreibung |
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| `jaehrlich` | Einmal jährlich |
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| `halbjaehrlich` | Zweimal jährlich |
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| `vierteljaehrlich` | Quartalsweise |
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| `monatlich` | Monatlich |
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### 4.4 Umlagen (Durchreichungen an Pächter)
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Folgende Kosten können als Umlage auf Pächter umgelegt werden:
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- Grundsteuer
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- Versicherungen
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- Verbandsbeiträge
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- Jagdpachtanteile (optional)
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## 5. Abrechnungsverfahren für Ländereien (LandAbrechnung)
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### 5.1 Jährliche Abrechnung
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- Pro Flurstück wird automatisch eine `LandAbrechnung` für jedes Abrechnungsjahr erstellt
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- Felder: Pacht vereinnahmt, Umlagen, sonstige Einnahmen
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- Ausgaben: nach Kategorien (Grundsteuer, Versicherung, Verwaltung etc.)
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- USt-Berechnung wenn USt-Option aktiv
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### 5.2 Dokumentenablage
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Relevante Dokumente (Pachtverträge, Grundsteuerbescheide, Versicherungsnachweise) werden in **Paperless-NGX** abgelegt und per `DokumentLink` verknüpft.
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## 6. Backup-Verfahren
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### 6.1 Backup-Typen
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| Typ | Inhalt |
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|---|---|
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| `full` | Datenbank + Dateien |
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| `database` | Nur PostgreSQL-Datenbank |
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| `files` | Nur Mediendateien |
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### 6.2 Ablauf
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1. Backup-Job über Weboberfläche anlegen (`/backup/`)
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2. System erstellt Backup asynchron im Hintergrund
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3. Backup wird als `.tar.gz` unter `/app/backups/` gespeichert
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4. Status: `pending` → `running` → `completed` / `failed`
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### 6.3 Speicherort
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- **Container:** `/app/backups/`
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- **Dateiname:** `stiftung_backup_YYYYMMDD_HHMMSS.tar.gz`
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## 7. Verwaltungskosten-Erfassung
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Verwaltungskosten werden kategorisiert erfasst:
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- Bezeichnung, Kategorie, Betrag, Datum
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- Lieferant/Firma, Rechnungsnummer
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- Zuordnung zu Rentmeister (für Fahrtkosten etc.)
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- Kilometerpauschale: Standard 0,30 €/km
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## 8. Audit Trail
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Alle Änderungen in der Anwendung werden im `AuditLog` erfasst:
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- Benutzer, Zeitstempel, Aktion
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- Entitätstyp, ID, Name
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- Änderungsdetails (JSON)
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- IP-Adresse, Browser
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*Zuletzt aktualisiert: 2026-03 | Quelle: Systemcode tasks.py, models.py, backup_utils.py*
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