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stiftung-management-system/knowledge/bedienungsanleitung_email_eingang.md
SysAdmin Agent f8f9dc3319 feat: Memory-Konzept für Agents implementieren (STI-21) 
- REST API: 9 Read-Only-Endpunkte unter /api/v1/ für alle Kernmodelle
  (Destinatäre, Ländereien, Pächter, Förderungen, Konten,
  Verpachtungen, Verwaltungskosten, Kalender, Transaktionen)
- Token-Authentifizierung via DRF TokenAuthentication
- Management-Command `create_agent_token` für Agent-Tokens
- Wissensbasis: knowledge/ mit Satzung, Richtlinien, Verfahren,
  Kontakte, Historie
- Agent-Instructions: Datenzugriff-Sektion in AGENTS.md dokumentiert

Co-Authored-By: Claude Sonnet 4.6 <noreply@anthropic.com>
2026-03-09 22:45:11 +00:00

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Bedienungsanleitung: E-Mail-Eingangsverarbeitung für Destinatäre

VHTV-Stiftung | Stand: März 2026

1. Überblick

Das E-Mail-Eingangssystem verarbeitet automatisch eingehende E-Mails von Destinatären. Eingehende Nachrichten an paperless@vhtv-stiftung.de werden alle 15 Minuten abgerufen, dem richtigen Destinatär zugeordnet und Anhänge in Paperless-NGX archiviert.

Typische Inhalte: Studien- und Ausbildungsnachweise, Quartalsbelege, Anträge, allgemeine Korrespondenz.

2. So funktioniert der Workflow

E-Mail eingehend
      │
      ▼
Automatischer Abruf (alle 15 Min.)
      │
      ▼
Absender-Zuordnung ──► Bekannter Destinatär? ──► Ja: Status "zugewiesen"
      │                                              Anhänge → Paperless
      │
      ▼ Nein
Status "unbekannt" → Manuelle Zuordnung nötig
  1. E-Mail-Eingang: Jan Siebels leitet Destinatär-Emails von jan.siebels@gmail.com an paperless@vhtv-stiftung.de weiter.
  2. Automatische Zuordnung: Das System gleicht die Absender-E-Mail mit den hinterlegten E-Mail-Adressen der aktiven Destinatäre ab.
  3. Anhänge: Werden automatisch in Paperless-NGX hochgeladen und mit dem Tag Stiftung_Destinatäre versehen.
  4. Unbekannte Absender: Erhalten den Status unbekannt und müssen manuell zugeordnet werden.

3. E-Mail-Eingang aufrufen

Öffnen Sie im Hauptmenü der Stiftungsverwaltung:

Pfad: /email-eingang/

3.1 Listenansicht

Die Übersicht zeigt:

  • Statuskarten oben: Gesamtzahl, Neue, Unbekannte, Fehler
  • Tabelle mit allen eingegangenen E-Mails:
    • Eingangsdatum
    • Absender (Name und E-Mail)
    • Zugeordneter Destinatär
    • Betreff
    • Anzahl Anhänge
    • Status

Filtern und Suchen:

  • Suchfeld: Durchsucht Absender, Betreff und Destinatär-Namen
  • Status-Filter: Dropdown zur Einschränkung nach Status (Neu, Zugewiesen, Verarbeitet, Unbekannt, Fehler)

3.2 Detailansicht

Klicken Sie auf eine E-Mail, um die Details zu sehen (/email-eingang/<id>/):

  • Vollständiger E-Mail-Text
  • Anhänge mit Direktlinks zu Paperless-NGX
  • Zuordnungsinformationen
  • Fehlermeldungen (falls vorhanden)

4. Häufige Aufgaben

4.1 Unbekannten Absender zuordnen

  1. Öffnen Sie die E-Mail mit Status unbekannt
  2. Im Seitenbereich "Destinatär zuordnen": Wählen Sie den richtigen Destinatär aus dem Dropdown
  3. Klicken Sie "Zuordnen"
  4. Der Status wechselt automatisch zu zugewiesen

4.2 E-Mail als verarbeitet markieren

  1. Öffnen Sie die zugewiesene E-Mail
  2. Im Seitenbereich "Als verarbeitet markieren":
    • Optional: Notizen zur Bearbeitung eintragen
  3. Klicken Sie "Verarbeitet"
  4. Der Status wechselt zu verarbeitet

4.3 Interne Notizen hinzufügen

  1. Öffnen Sie eine E-Mail
  2. Im Bereich "Interne Notizen": Text eingeben
  3. Klicken Sie "Speichern"

Notizen sind nur intern sichtbar und dienen der Dokumentation der Bearbeitung.

4.4 E-Mails manuell abrufen

Falls Sie nicht auf den nächsten automatischen Abruf warten möchten:

  1. In der Listenansicht: Klicken Sie "Jetzt abrufen"
  2. Der Abruf startet im Hintergrund
  3. Neue E-Mails erscheinen nach dem Neuladen der Seite

5. Status-Übersicht

Status Bedeutung Aktion erforderlich?
Neu Gerade eingegangen, Destinatär zugeordnet Inhalt prüfen, ggf. verarbeiten
Zugewiesen Destinatär wurde zugeordnet Inhalt prüfen, dann verarbeiten
Verarbeitet Bearbeitung abgeschlossen Keine
Unbekannt Absender konnte nicht zugeordnet werden Manuell zuordnen
Fehler Technischer Fehler bei Verarbeitung SysAdmin informieren

6. Anhänge und Paperless-NGX

Alle E-Mail-Anhänge werden automatisch in Paperless-NGX gespeichert:

  • Tag: Stiftung_Destinatäre
  • Korrespondent: Name des zugeordneten Destinatärs
  • Zugriff: Direktlinks in der Detailansicht der E-Mail

Um Anhänge in Paperless einzusehen, klicken Sie auf den jeweiligen Dokumentlink in der Detailansicht.

7. Empfohlener Bearbeitungsablauf

  1. Täglich die Listenansicht öffnen (/email-eingang/)
  2. Statuskarten prüfen: Gibt es neue oder unbekannte E-Mails?
  3. Unbekannte Absender zuerst zuordnen
  4. Neue E-Mails inhaltlich prüfen:
    • Handelt es sich um einen Studiennachweis? → Zum Quartalsnachweis verknüpfen
    • Allgemeine Korrespondenz? → Notizen ergänzen
  5. Als verarbeitet markieren wenn erledigt

8. Fehlerbehebung

Problem Lösung
Keine neuen E-Mails trotz Weiterleitung "Jetzt abrufen" klicken; ggf. SysAdmin kontaktieren
Anhänge fehlen in Paperless Paperless-API-Verbindung prüfen (SysAdmin)
Status "Fehler" Fehlerdetails in der Detailansicht lesen; SysAdmin informieren
Falscher Destinatär zugeordnet In Detailansicht korrekten Destinatär neu zuordnen

9. Technische Hinweise (für Administratoren)

  • E-Mail-Postfach: paperless@vhtv-stiftung.de (IMAP, SSL, Port 993)
  • Polling-Intervall: Alle 15 Minuten via Celery Beat
  • Duplikaterkennung: Basierend auf Absender, Datum und Betreff
  • Konfiguration: Umgebungsvariablen in der Docker-Compose-Datei

VHTV-Stiftung | Bedienungsanleitung E-Mail-Eingang | Stand: März 2026