f8f9dc3319
- REST API: 9 Read-Only-Endpunkte unter /api/v1/ für alle Kernmodelle (Destinatäre, Ländereien, Pächter, Förderungen, Konten, Verpachtungen, Verwaltungskosten, Kalender, Transaktionen) - Token-Authentifizierung via DRF TokenAuthentication - Management-Command `create_agent_token` für Agent-Tokens - Wissensbasis: knowledge/ mit Satzung, Richtlinien, Verfahren, Kontakte, Historie - Agent-Instructions: Datenzugriff-Sektion in AGENTS.md dokumentiert Co-Authored-By: Claude Sonnet 4.6 <noreply@anthropic.com>
164 lines
5.2 KiB
Markdown
164 lines
5.2 KiB
Markdown
# Bedienungsanleitung: E-Mail-Eingangsverarbeitung für Destinatäre
|
|
|
|
> VHTV-Stiftung | Stand: März 2026
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## 1. Überblick
|
|
|
|
Das E-Mail-Eingangssystem verarbeitet automatisch eingehende E-Mails von Destinatären. Eingehende Nachrichten an **paperless@vhtv-stiftung.de** werden alle 15 Minuten abgerufen, dem richtigen Destinatär zugeordnet und Anhänge in Paperless-NGX archiviert.
|
|
|
|
**Typische Inhalte:** Studien- und Ausbildungsnachweise, Quartalsbelege, Anträge, allgemeine Korrespondenz.
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## 2. So funktioniert der Workflow
|
|
|
|
```
|
|
E-Mail eingehend
|
|
│
|
|
▼
|
|
Automatischer Abruf (alle 15 Min.)
|
|
│
|
|
▼
|
|
Absender-Zuordnung ──► Bekannter Destinatär? ──► Ja: Status "zugewiesen"
|
|
│ Anhänge → Paperless
|
|
│
|
|
▼ Nein
|
|
Status "unbekannt" → Manuelle Zuordnung nötig
|
|
```
|
|
|
|
1. **E-Mail-Eingang:** Jan Siebels leitet Destinatär-Emails von jan.siebels@gmail.com an paperless@vhtv-stiftung.de weiter.
|
|
2. **Automatische Zuordnung:** Das System gleicht die Absender-E-Mail mit den hinterlegten E-Mail-Adressen der aktiven Destinatäre ab.
|
|
3. **Anhänge:** Werden automatisch in Paperless-NGX hochgeladen und mit dem Tag `Stiftung_Destinatäre` versehen.
|
|
4. **Unbekannte Absender:** Erhalten den Status `unbekannt` und müssen manuell zugeordnet werden.
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## 3. E-Mail-Eingang aufrufen
|
|
|
|
Öffnen Sie im Hauptmenü der Stiftungsverwaltung:
|
|
|
|
**Pfad:** `/email-eingang/`
|
|
|
|
### 3.1 Listenansicht
|
|
|
|
Die Übersicht zeigt:
|
|
|
|
- **Statuskarten** oben: Gesamtzahl, Neue, Unbekannte, Fehler
|
|
- **Tabelle** mit allen eingegangenen E-Mails:
|
|
- Eingangsdatum
|
|
- Absender (Name und E-Mail)
|
|
- Zugeordneter Destinatär
|
|
- Betreff
|
|
- Anzahl Anhänge
|
|
- Status
|
|
|
|
**Filtern und Suchen:**
|
|
- **Suchfeld:** Durchsucht Absender, Betreff und Destinatär-Namen
|
|
- **Status-Filter:** Dropdown zur Einschränkung nach Status (Neu, Zugewiesen, Verarbeitet, Unbekannt, Fehler)
|
|
|
|
### 3.2 Detailansicht
|
|
|
|
Klicken Sie auf eine E-Mail, um die Details zu sehen (`/email-eingang/<id>/`):
|
|
|
|
- Vollständiger E-Mail-Text
|
|
- Anhänge mit Direktlinks zu Paperless-NGX
|
|
- Zuordnungsinformationen
|
|
- Fehlermeldungen (falls vorhanden)
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## 4. Häufige Aufgaben
|
|
|
|
### 4.1 Unbekannten Absender zuordnen
|
|
|
|
1. Öffnen Sie die E-Mail mit Status `unbekannt`
|
|
2. Im Seitenbereich **"Destinatär zuordnen"**: Wählen Sie den richtigen Destinatär aus dem Dropdown
|
|
3. Klicken Sie **"Zuordnen"**
|
|
4. Der Status wechselt automatisch zu `zugewiesen`
|
|
|
|
### 4.2 E-Mail als verarbeitet markieren
|
|
|
|
1. Öffnen Sie die zugewiesene E-Mail
|
|
2. Im Seitenbereich **"Als verarbeitet markieren"**:
|
|
- Optional: Notizen zur Bearbeitung eintragen
|
|
3. Klicken Sie **"Verarbeitet"**
|
|
4. Der Status wechselt zu `verarbeitet`
|
|
|
|
### 4.3 Interne Notizen hinzufügen
|
|
|
|
1. Öffnen Sie eine E-Mail
|
|
2. Im Bereich **"Interne Notizen"**: Text eingeben
|
|
3. Klicken Sie **"Speichern"**
|
|
|
|
Notizen sind nur intern sichtbar und dienen der Dokumentation der Bearbeitung.
|
|
|
|
### 4.4 E-Mails manuell abrufen
|
|
|
|
Falls Sie nicht auf den nächsten automatischen Abruf warten möchten:
|
|
|
|
1. In der Listenansicht: Klicken Sie **"Jetzt abrufen"**
|
|
2. Der Abruf startet im Hintergrund
|
|
3. Neue E-Mails erscheinen nach dem Neuladen der Seite
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## 5. Status-Übersicht
|
|
|
|
| Status | Bedeutung | Aktion erforderlich? |
|
|
|---|---|---|
|
|
| **Neu** | Gerade eingegangen, Destinatär zugeordnet | Inhalt prüfen, ggf. verarbeiten |
|
|
| **Zugewiesen** | Destinatär wurde zugeordnet | Inhalt prüfen, dann verarbeiten |
|
|
| **Verarbeitet** | Bearbeitung abgeschlossen | Keine |
|
|
| **Unbekannt** | Absender konnte nicht zugeordnet werden | Manuell zuordnen |
|
|
| **Fehler** | Technischer Fehler bei Verarbeitung | SysAdmin informieren |
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## 6. Anhänge und Paperless-NGX
|
|
|
|
Alle E-Mail-Anhänge werden automatisch in Paperless-NGX gespeichert:
|
|
|
|
- **Tag:** `Stiftung_Destinatäre`
|
|
- **Korrespondent:** Name des zugeordneten Destinatärs
|
|
- **Zugriff:** Direktlinks in der Detailansicht der E-Mail
|
|
|
|
Um Anhänge in Paperless einzusehen, klicken Sie auf den jeweiligen Dokumentlink in der Detailansicht.
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## 7. Empfohlener Bearbeitungsablauf
|
|
|
|
1. **Täglich** die Listenansicht öffnen (`/email-eingang/`)
|
|
2. **Statuskarten** prüfen: Gibt es neue oder unbekannte E-Mails?
|
|
3. **Unbekannte Absender** zuerst zuordnen
|
|
4. **Neue E-Mails** inhaltlich prüfen:
|
|
- Handelt es sich um einen Studiennachweis? → Zum Quartalsnachweis verknüpfen
|
|
- Allgemeine Korrespondenz? → Notizen ergänzen
|
|
5. **Als verarbeitet markieren** wenn erledigt
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## 8. Fehlerbehebung
|
|
|
|
| Problem | Lösung |
|
|
|---|---|
|
|
| Keine neuen E-Mails trotz Weiterleitung | "Jetzt abrufen" klicken; ggf. SysAdmin kontaktieren |
|
|
| Anhänge fehlen in Paperless | Paperless-API-Verbindung prüfen (SysAdmin) |
|
|
| Status "Fehler" | Fehlerdetails in der Detailansicht lesen; SysAdmin informieren |
|
|
| Falscher Destinatär zugeordnet | In Detailansicht korrekten Destinatär neu zuordnen |
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## 9. Technische Hinweise (für Administratoren)
|
|
|
|
- **E-Mail-Postfach:** paperless@vhtv-stiftung.de (IMAP, SSL, Port 993)
|
|
- **Polling-Intervall:** Alle 15 Minuten via Celery Beat
|
|
- **Duplikaterkennung:** Basierend auf Absender, Datum und Betreff
|
|
- **Konfiguration:** Umgebungsvariablen in der Docker-Compose-Datei
|
|
|
|
---
|
|
|
|
*VHTV-Stiftung | Bedienungsanleitung E-Mail-Eingang | Stand: März 2026*
|