stiftung-management-system/knowledge/verfahren.md

Verwaltungsverfahren und Abläufe

Status: Aus Systemcode, Celery-Tasks und App-Struktur abgeleitet. Punkte mit [TODO] sind manuell zu ergänzen.

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1. Antragsprozess für Förderungen

1.1 Erstaufnahme eines Destinatärs

1. Destinatär-Datensatz anlegen (Django Admin oder Weboberfläche /destinataere/)
2. Pflichtfelder ausfüllen:
   • Name, Geburtsdatum, E-Mail, Telefon
   • Familienzweig
   • ist_abkoemmling setzen
   • Haushaltsgröße, monatliche Bezüge, Vermögen
3. Prüfung Fördervoraussetzungen (automatisch via erfuellt_voraussetzungen())
4. unterstuetzung_bestaetigt setzen wenn Voraussetzungen erfüllt
5. Vierteljährlichen Betrag festlegen
6. Standard-Auszahlungskonto zuordnen

1.2 Einzel-Förderungsantrag

1. Förderung anlegen unter /foerderungen/
2. Status beginnt mit beantragt
3. Prüfung durch Rentmeister
4. Entscheidung: genehmigt oder abgelehnt
5. Nach Auszahlung: Status auf ausgezahlt setzen
6. Verwendungsnachweis als Dokument in Paperless hochladen und verknüpfen

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2. Vierteljährliches Nachweisverfahren

2.1 Ablauf

1. Zu Beginn jedes Quartals: VierteljahresNachweis-Datensätze für alle aktiven Destinatäre erstellen
2. Destinatäre werden benachrichtigt (per E-Mail, [TODO: Benachrichtigungsvorlage?])
3. Destinatäre reichen Unterlagen ein:
   • Per E-Mail an paperless@vhtv-stiftung.de (automatisch erfasst)
   • Oder direkt über das Self-Service-Portal (sofern eingerichtet)
4. Rentmeister prüft eingegangene Unterlagen
5. Status aktualisieren: eingereicht → geprueft
6. Zahlung freigeben wenn Nachweis genehmigt

2.2 Fristen (Überblick)

• Studiennachweis: 15. März (Q1/Q2) bzw. 15. September (Q3/Q4)
• Zahlung: 15. Dez. Vorjahr (Q1), 15. März (Q2), 15. Juni (Q3), 15. September (Q4)

2.3 Automatische Freigabe

Bei Destinatären mit Semesterbasis-Studiennachweis kann eine automatische Freigabe erfolgen (auto_geprueft).

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3. E-Mail-Eingangsverarbeitung (Automatisiert)

3.1 Übersicht

Das System verarbeitet automatisch eingehende E-Mails an paperless@vhtv-stiftung.de.

Technologie: Celery Beat Task, läuft alle 15 Minuten

3.2 Konfiguration

Env-Variable	Standard	Bedeutung
IMAP_HOST	–	IMAP-Server (Pflicht)
IMAP_PORT	993	IMAP-Port (SSL)
IMAP_USER	paperless@vhtv-stiftung.de	Benutzername
IMAP_PASSWORD	–	Passwort (Pflicht)
IMAP_FOLDER	INBOX	E-Mail-Ordner
IMAP_USE_SSL	true	SSL verwenden

3.3 Workflow

1. System liest ungelesene E-Mails aus dem IMAP-Postfach
2. Absender-E-Mail wird mit Destinatär-Datenbank abgeglichen
3. DestinataerEmailEingang-Datensatz wird angelegt
4. Anhänge werden in Paperless-NGX hochgeladen mit Tag Stiftung_Destinatäre
5. Für jeden Anhang wird ein DokumentLink erstellt
6. Unbekannte Absender werden als unbekannt markiert (manuelle Nachbearbeitung nötig)

3.4 Paperless-Tags

Tag	Verwendung
Stiftung_Destinatäre	Dokumente von/für Destinatäre
Stiftung_Land_und_Pächter	Dokumente zu Ländereien/Pächtern
Stiftung_Administration	Verwaltungsdokumente

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4. Pachtvertragsverwaltung

4.1 Datenstruktur

• Land (Flurstück): Grundeinheit, identifiziert durch lfd_nr
• LandVerpachtung: Pachtvertrag (neue Struktur)
• LandAbrechnung: Jährliche Abrechnung je Flurstück

4.2 Anlage eines Pachtvertrags

1. Land-Datensatz prüfen/anlegen (/land/)
2. Pächter anlegen (/paechter/) falls nicht vorhanden
3. LandVerpachtung anlegen (/land/<id>/verpachtung/)
   • Vertragsnummer vergeben
   • Pachtbeginn, Pachtende, Verlängerungsklausel
   • Pachtzins (pro ha oder pauschal)
   • Zahlungsweise
   • USt-Option und Umlagen konfigurieren
4. System aktualisiert LandAbrechnung automatisch

4.3 Pachtzins-Zahlungsweisen

Option	Beschreibung
jaehrlich	Einmal jährlich
halbjaehrlich	Zweimal jährlich
vierteljaehrlich	Quartalsweise
monatlich	Monatlich

4.4 Umlagen (Durchreichungen an Pächter)

Folgende Kosten können als Umlage auf Pächter umgelegt werden:

• Grundsteuer
• Versicherungen
• Verbandsbeiträge
• Jagdpachtanteile (optional)

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5. Abrechnungsverfahren für Ländereien (LandAbrechnung)

5.1 Jährliche Abrechnung

• Pro Flurstück wird automatisch eine LandAbrechnung für jedes Abrechnungsjahr erstellt
• Felder: Pacht vereinnahmt, Umlagen, sonstige Einnahmen
• Ausgaben: nach Kategorien (Grundsteuer, Versicherung, Verwaltung etc.)
• USt-Berechnung wenn USt-Option aktiv

5.2 Dokumentenablage

Relevante Dokumente (Pachtverträge, Grundsteuerbescheide, Versicherungsnachweise) werden in Paperless-NGX abgelegt und per DokumentLink verknüpft.

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6. Backup-Verfahren

6.1 Backup-Typen

Typ	Inhalt
full	Datenbank + Dateien
database	Nur PostgreSQL-Datenbank
files	Nur Mediendateien

6.2 Ablauf

1. Backup-Job über Weboberfläche anlegen (/backup/)
2. System erstellt Backup asynchron im Hintergrund
3. Backup wird als .tar.gz unter /app/backups/ gespeichert
4. Status: pending → running → completed / failed

6.3 Speicherort

• Container: /app/backups/
• Dateiname: stiftung_backup_YYYYMMDD_HHMMSS.tar.gz

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7. Verwaltungskosten-Erfassung

Verwaltungskosten werden kategorisiert erfasst:

• Bezeichnung, Kategorie, Betrag, Datum
• Lieferant/Firma, Rechnungsnummer
• Zuordnung zu Rentmeister (für Fahrtkosten etc.)
• Kilometerpauschale: Standard 0,30 €/km

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8. Audit Trail

Alle Änderungen in der Anwendung werden im AuditLog erfasst:

• Benutzer, Zeitstempel, Aktion
• Entitätstyp, ID, Name
• Änderungsdetails (JSON)
• IP-Adresse, Browser

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Zuletzt aktualisiert: 2026-03 | Quelle: Systemcode tasks.py, models.py, backup_utils.py